Digitalização de Documentos

Serviço de Digitalização de Documentos

Menos papel, para mais espaço físico e mais agilidade nos seus processos de negócio com a garantia da integridade dos seus documentos.

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais. A Digitalização de documentos em diversos tipos e tamanhos é realizada em scanners profissionais de alta velocidade, com recursos tecnológicos de melhoria de imagens.

  • Tipos de documentos: Papel, Livros, Jornais, Folders, Encadernações, Plantas de Engenharia até o formato A0.
  • Qualidade do arquivo: preto e branco, tons de cinza e colorido.
  • Formatos de arquivo: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, PNG, dentre outros formatos padrões de mercado.

Qual a indicação do Serviço de Digitalização de Documentos e Arquivos?

Toda empresa que tenha grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
A Digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Intranet ou Web.

Após análise do seu acervo documental, o serviço de digitalização inclui as seguintes etapas:

  • Preparação: Os documentos são higienizados, desmetalizados, restaurados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.
  • Digitalização: Os documentos em papel são escaneados e transformados em imagens digitais através de scanners profissionais e armazenados em servidores e storages de alta disponibilidade.
  • Indexação: São gerados índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, para facilitar a localização e recuperação dos documentos. É possível, também, realizar o OCR Full-Text de todo o conteúdo do documento para aumentar as possibilidades de pesquisa, localização e recuperação. Pode-se integrar com bases de dados fornecidas pelo cliente para validação e complementação das informações. A indexação manual, quando necessária, é realizada sempre com dupla checagem, reduzindo o nível de erros.
  • Controle de qualidade: Cada um dos documentos passa pelo controle de qualidade visual, para verificação da qualidade das imagens geradas e dos índices gerados, antes de serem disponibilizados ao cliente.
  • Entrega: As imagens são disponibilizadas através de uma Software de Gerenciamento Eletrônicos de Documentos (Central Image GED WEB) ou são entregues em HD Externo, DVD ou outro dispositivo.

Quais são os Benefícios do Serviço de Digitalização de Documentos e Arquivos?

A sua empresa só tem a ganhar com a Terceirização da Digitalização de Documentos! A integração de metodologias e tecnologia deste serviço, dinamiza a disseminação do acesso e das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea e simultânea de todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio. E os benefícios vão muito além disso:

  • Agilidade operacional em processos de negócio;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução de custo com recuperação, cópias e impressão de documentos;
  • Preservação do arquivo físico;
  • Redução de espaço físico destinado ao acervo;
  • Redução de custo com mão de obra interna para gerenciamento humano destes documentos;
  • Segurança das informações;
  • Integração de dados ativos e históricos;
  • Backup de segurança dos arquivos.

Serviços Relacionados:

Para a eficaz execução do Serviço de Digitalização de Documentos, são integradas metodologias, ferramentas e serviços que propiciam soluções sob medida, de acordo com a demanda e necessidade do perfil do seu negócio. Os principais serviços integrados são:

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Guarda de Documentos e Arquivos: onde o cliente terceiriza o espaço físico do seu arquivo inativo (ou arquivo morto);

A Central Image é especializada em Digitalização de Documentos e Arquivos, com Serviços e Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. Consulte nossos especialistas e descubra nossas Soluções para sua demanda!

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