ECM – Enterprise Content Management

Serviço de ECM ou Gestão de Conteúdo Empresarial

O gerenciamento do excesso de documentos em papel com informações não estruturadas é um dos maiores desafios para a eficácia de processos transacionais em diversos segmentos.

O Que é ECM? E em que Processos de Negócios esta Solução se aplica?

“Enterprise Content Management (ECM) é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida.”

O ECM é aplicado para a Gestão de conteúdo empresarial de qualquer Processo de Negócio que tenha em sua rotina Documentos físicos ou eletrônicos com informações não estuturadas.

O que é Conteúdo ou Informação não estruturados?

Documentos com conteúdo não estruturado, são aqueles em que as informações não estão originalmente armazenadas em um banco de dados. Geralmente são documentos físicos ou digitais em formas de tabelas e formulários dos quais são extraídas informações de grande relevância em processos gerenciais e operacionais de uma organização.

O ECM, e seu conjunto inteligente de ferramentas, atua justamente para simplificar a captura destes dados, transformando campos antes estáticos em campos editáveis, bem como imagens em dados manipuláveis.

Desta maneira, pode-se ter uma quantidade significativa de informação, que antes os bancos de dados por si só não gerenciavam, acessíveis e disseminadas de forma dinâmica e ágil.

Quais os segmentos em que se pode implantar uma Solução ECM?

Independente do seu segmento de negócio, o que define a necessidade do Serviço de ECM é a associação de dois ou mais pontos abaixo:

  • Excesso de papel
  • Dificuldade de extração das informações contidas em Documentos não Estruturados;
  • Dificuldade em atender à Conformidade Documental e consequentemente Legal;
  • Dificuldade de Controle de versionamento de documentos que requerem a colaboração de usuários locais e remotos;
  • Dificuldade na Disseminação da Informação online e off-line;
  • Processos de Negócios atravancados por falta de dinamismo no acesso à informação;
  • Falta de Controle sobre a informação durante todo o seu ciclo de vida;
  • Baixa produtividade causada pela falta de dinamismo no acesso a informação, limitando a autonomia operacional dos seus colaboradores.

Quais os principais benefícios do Serviço de ECM para o seu negócio?

  • Conformidade Documental: Um sistema de gestão de conteúdo empresarial (ECM) bem elaborado oferece tranquilidade e facilita auditorias e outros requisitos de conformidade.
  • Gestão do histórico do documento: o ECM permite acompanhar todas as fases de um documento, desde o nascimento, suas alterações, até o seu arquivamento. Ou seja, gerencia todo o ciclo de vida documental.
  • Controle de versão: fique por dentro de todas as versões e alterações no documento original.
  • Extração de dados ágil e eficaz: com a aplicação de ferramentas de OCR, ICR, OMR e FORMS, a captura e a extração de dados e informações não estruturadas se tornam mais amplas e eficazes.
  • Controle de Compartilhamento e colaboração: através das ferramentas do ECM, apenas usuários autorizados poderão compartilhar e colaborar com a criação de um documento ou interagir em um processo eletrônico.
  • Controle absoluto sobre o elemento chave do seu negócio: A Informação.
  • Espaço físico: Eliminação de documentos físicos em seus departamentos e/ou área exclusiva para tal finalidade, fazendo com que a interação e a gestão das informações sejam realizadas de forma ágil, através de desktops, notebooks, dispositivos mobiles, entre outros, na solução de ECM.
  • Tempo: Reduz o tempo de acesso aos conteúdos e documentos, garantindo maior efetividade nas tomadas de decisões do negócio.

Quais as principais ferramentas e tecnologias relacionadas ao Serviço de ECM?

O ECM é um conjunto de metodologias e sistemas apoiado por ferramentas estratégicas que se complementam para gerir documentos e informações não estruturadas. As mais relevantes são:

» OCR, ICR, OMR e FORMS, para captura e a extração de dados e informações não estruturadas.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Gestão Documental: Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Expurgo ou Destruição Segura, para descarte dos documentos físicos.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Serviço de ECM:

Com uma estrutura operacional altamente qualificada para o tratamento das informações não estruturadas contidas em documentos físicos e/ou eletrônicos com Soluções personalizadas conforme as particularidades do seu negócio.

O processo de Implantação do Serviço de ECM da Central Image é acompanhado de um checklist documental e de procedimentos de triagem para classificação de documentos, respeitando as regras de negócio de cada organização a fim de proporcionar melhorarias significativas nos indicadores de desempenho e financeiro.

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