GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Serviço de GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Dinamizar a disseminação da informação e controlar a colaboração e o acesso aos seus arquivos. Isso pode mudar a rotina do seu negócio!

O Serviço de GED é uma solução que integra um conjunto de tecnologias – hardwares e softwares –, processos e serviços para a gestão eletrônica de documentos e arquivos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos e por sua vez, estes acessos necessitam de tratativa de acessos diferenciados de acordo com as permissões do departamento em questão.

O que determina o atendimento total do serviço de GED é a demanda do processo do seu negócio. Uma vez compreendida sua necessidade, criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação da informação. Com isso, fica muito mais fácil e ágil localizar qualquer documento.

Que Tipos de Documentos, e Empresas, podem ser gerenciados pelo GED?

Empresas de qualquer porte e segmento pode implantar o Serviço de GED para dinamizar sua rotina documental. As Soluções de GED avaliam as necessidades específicas do cliente e oferecem um sistema modular, possibilitando a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documento em setores específicos.

Diversos tipos de documentos das mais diversas origens como papel, microfilme, imagem, som, áudio, vídeo, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros.

Qual a diferença entre o GED e a Digitalização de Documentos?

No Serviço de Digitalização de Documentos as ferramentas para gestão eletrônica dos documentos são mais limitadas, uma vez que seu principal objetivo é a conversão de tais documentos ao formato digital.

o Serviço de GED, devido ao maior grupo de tecnologias e hardwares integrados, entrega muito mais autonomia de gerenciamento e a disseminação segura de tais documentos. Um dos principais diferenciais são os índices de pesquisa, que além dos normalmente utilizados na Digitalização de Documentos, no Serviço de GED podem ser adicionados inúmeros outros que facilitam a pesquisa e localização do documento, como:

  • Autor do Documento;
  • Data da criação do documento;
  • Versão do Documento;
  • Pasta de armazenamento do Documento;
  • Nome que o cliente trata o documento.

Para controle de versões e ações preventivas de segurança, a Gestão Eletrônica de Documentos permite restringir o tipo de acesso e permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se, por exemplo, definir usuários que apenas visualizam ou que podem, ainda, fazer o download ou imprimir um documento.

Quais são os Benefícios do Serviço GED para a Gestão Eletrônica de Documentos?

Quando bem executado, os benefícios desta solução refletem positivamente em todos os indicadores de desempenho e receita do seu negócio, como:

  • Total controle nos processos de negócio que envolvam informação.
  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  • Mais agilidade no atendimento ao cliente e transações entre empresas.
  • Menos recursos humanos e mais produtividade.
  • Mais eficácia e agilidade na implantação de mudanças em processos.
  • Mais vantagem competitiva sustentável devido à redução significativa do papel.
  • Otimização de custos dos recursos destinados a equipamentos, espaço físico e mão de obra.
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
  • Controle absoluto sobre o ciclo de vida documental.
  • Segurança contra extravio ou falsificação de documentos.
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
  • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de incidentes.
  • Dinamiza as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

As principais Tecnologias e Serviços relacionados ao GED são:

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e da possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Processamento de Formulários: para extração de dados de um documento, utilizando os recursos das ferramentas OCR/ICR.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Soluções GED com integrações de diversas tecnologias para atender a demanda do seu negócio, facilitando a forma de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e arquivos.

Nosso Software Central Image Web (GED/ECM) é totalmente customizado e modular para atendimento aos Negócios de Gestão de Documentos e Conteúdos de sua empresa. Dentre os diversos recursos, dispomos de módulos projetados para:

    • Administração Personalizada;
    • Pesquisas Simples e Avançadas;
    • Pesquisa Full-Text;
    • Captura WEB;
    • Document Imaging;
    • Document Management;
    • Versionamento;
    • Workflow;
    • Relatórios e Gráficos;
    • Auditoria;
    • Rastreabilidade, dentre outros.

De acordo com a particularidade do seu negócio o serviço de GED da Central Image pode ser realizado On-Site (nos domínios do cliente) ou executado direto em nosso espaço físico, sendo disponibilizado no Cloud Central, de alta disponibilidade e infraestrutura de ponta.

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