Gestão de Documentos

Serviço de Gestão Documental

A Gestão de Documentos ou Gestão Documental, tem como principal atividade aplicar técnicas e procedimentos com o objetivo de organizar a massa de documentos acumulada e definir novas práticas para a produção, utilização, guarda e descarte de novos documentos.

O serviço de Gestão Documental inicia-se com o levantamento e análise do acervo atual de documentos do cliente, bem como com o levantamento e análise dos atuais processos de negócio que são responsáveis pela criação de novos documentos e por sua utilização.

Após toda essa análise, realizada por consultores especializados, com formação em Biblioteconomia, Arquivologia e Museologia, serão definidos quais serviços e soluções serão integradas para a realização da gestão documental.

Quais os Benefícios da Gestão Documental?

  • Uma boa gestão de documentos traz economia sustentável, redução de tempo e de custos operacionais.
  • Possibilita melhor administração, controle e manutenção do ciclo de vida documental;
  • Facilita a fase de arquivamento e gerenciamento do seu acervo;
  • Agilidade na recuperação e no compartilhamento da informação;
  • Otimiza o uso da informação;
  • Preservação da memória institucional, ou seja, preserva a história e os arquivos importantes para a organização.

Serviços Relacionados

Dentre os serviços e soluções para Gestão Documental, destacam-se:

» Guarda de Documentos ou Arquivo de Documentos, para clientes que demandam apenas espaço físico terceirizado para guarda de seu acervo documental;

» Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Realização de serviços de desmetalização, higienização, acondicionamento, análise, classificação, avaliação, ordenação, padronização e arquivamento de todos os documentos, de acordo com especificações e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Público do Estado de São Paulo (SAESP) e utilizando-se de Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, desenvolvidas especificamente para atender os requisitos e legislações do negócio do cliente.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e da possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» Digitalização de Documentos com certificação digital, de acordo com as regras de negócio do cliente, visando o compartilhamento e o rápido acesso à informação e a eliminação do acervo físico quando permitido pela legislação vigente.

» Expurgo de Documentos de acordo com legislação vigente.

» Atendimento Sob Demanda para Transporte, Fornecimento de novas Embalagens, Movimentação, Pesquisa e Recuperação de Caixas e Documentos, Cópia Autenticada, Digitalização e Expurgo.

A Central Image é especializada em Gestão de Documentos com Serviços e Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. Consulte nossos especialistas e descubra nossas Soluções para sua demanda!

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