Organização de Documentos

Serviço de Organização de Arquivos Ativos e Inativos

Como sua empresa mantém a organização de documentos e Arquivos? E quanto vale o tempo gasto com a localização destes documentos?

Em todo processo de negócio, de qualquer segmento, há a necessidade de uso de documentos e a forma como são gerenciados pode ser determinante tanto para o sucesso de uma transação quanto para a memória institucional de sua empresa.

A melhor solução para prevenir perdas em seu acervo documental e otimizar o acesso a suas informações é investir em mão de obra especializada para executar o serviço de Organização de Documentos e Arquivos.

O Serviço de Organização de Documentos e Arquivos tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e fluxo de documentos nas empresas, por intermédio da aplicação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Para isso, consideramos as seguintes etapas:

  • Recepção dos Documentos;
  • Tratamento e recuperação dos documentos físicos que apresentam danos;
  • Triagem, identificação e tipificação dos arquivos e documentos;
  • Organização, ordenação e catalogação;
  • Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos para eliminação física de arquivos inativos, vencidos ou que já tenham cumprido os prazos de prova, prescrição e precaução.
  • Guarda e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

Qual a indicação do Serviço de Organização de Documentos e Arquivos?

Toda empresa que possui grande demanda documental, necessita que seus documentos sejam organizados e catalogados corretamente para fácil localização. Com a Terceirização da Organização de Documentos e Arquivos, o cliente percebe ganho imediato de produtividade ao agilizar o acesso a informação. Além disso, este serviço pode ser realizado tanto nas dependências da Central Image, quanto in-loco (no espaço do cliente).

Quais os Benefícios da Organização de Documentos?

Além da correta armazenagem e organização dos documentos, a Terceirização da Organização de Documentos também traz outros benefícios importantes ao gerir seu acervo documental:

  • Agilidade nas consultas através de ferramentas adequadas;
  • Sistema de identificação e Organização física adequada;
  • Padronização dos métodos de arquivamento;
  • Otimização de espaço;
  • Descarte de documentos expirados ou desnecessários, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade;
  • Integridade do acervo e rastreabilidade de informações e documentos;
  • Redução da perda dos documentos com valor legal, como fiscais e trabalhistas;
  • Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
  • Redução dos custos com a administração e manutenção do acervo;
  • Atendimento às normas ISO de armazenamento.

Serviços Relacionados:

» Digitalização de Documentos, com certificação digital, de acordo com as regras de negócio do cliente, visando o compartilhamento e o rápido acesso à informação e a eliminação do acervo físico quando permitido pela legislação vigente.

» Atendimento Sob Demanda para Transporte, Fornecimento de novas Embalagens, Movimentação, Pesquisa e Recuperação de Caixas e Documentos.

» Cópia autenticada de Documentos e Arquivos

» Guarda de Documentos ou Arquivo de Documentos, para clientes que demandam apenas espaço físico terceirizado para guarda de seu acervo documental;

» Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e a possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» Expurgo de Documentos de acordo com legislação vigente.

A integração deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.

A Central Image é especializada em Organização de Documentos e Arquivos com Serviços e Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. Consulte nossos especialistas e descubra nossas Soluções para sua demanda!

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