Workflow – Automatização de Processos de Negócio

Serviço de Workflow

Cortar custos, aumentar a produtividade, entender todos os processos e diminuir falhas. No cenário atual de intensa concorrência econômica, as organizações enfrentam grandes desafios para manter a competitividade em seu mercado.

Um Fluxo de Negócio bem planejado e estruturado pode mudar positivamente todos os indicadores de uma organização.

O que é Workflow? E em que Processos de Negócio esta Solução se aplica?

Em sua tradução literal, Workflow significa Fluxo de Trabalho.

Na prática, o Serviço de Workflow tem como principal objetivo a automatização de Fluxos de Processos de Negócio, promovendo integração entre os departamentos de uma organização e garantindo que suas tarefas, previamente planejadas, sejam entregues e executadas pelos colaboradores envolvidos, no prazo e com a qualidade necessária.

Simplificando, a Automatização de Processos, refere-se as atividades de racionalização, otimização e automatização dos processos-chave que impulsionam uma organização, reduzindo custos através da integração de aplicações, otimizando o trabalho, acelerando o tempo de execução das atividades e substituindo processos manuais por aplicações de software.

Etapas de Implantação do Workflow:

  • Consultoria para mapeamento das regras do seu modelo de negócio;
  • Análise de integração de ferramentas para uma Solução personalizada;
  • Revisão da metodologia aplicada na Solução;
  • Proposta de mudanças e melhoria contínua de processos.

O ponto crucial para implantação do Workflow é a definição ordenada de condições e execuções das tarefas, apresentando em que momento deverão iniciar-se e encerrar-se.

Deve-se definir também as ferramentas necessárias à consecução das atividades, como por exemplo: com quantas pessoas e computadores estas tarefas serão executadas, amparando e mitigando qualquer situação prejudicial.

Quais os principais benefícios do Serviço de Workflow para o seu negócio?

A comprovada contribuição para redução de despesas operacionais e eficácia na execução de tarefas são apenas dois dos mais significativos benefícios do Serviço de Workflow. Conheça mais:

  • Otimização dos processos de produção: encurtando o ciclo de produção, otimizando a carga dos equipamentos, minimizando os recursos das ações.
  • Monitorar e controlar resultados em tempo real, tanto em aspecto global como de forma detalhada, auxiliando a tomada de decisões.
  • Reduzir o número de erros, evitar falhas de comunicação e aumentar a velocidade de processamento de dados.
  • Identificar e sanar pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação de recursos.
  • Definir, configurar e padronizar indicadores de performance do negócio.
  • Eliminação do trânsito, acumulo e dos custos com impressões e papel.
  • Uma poderosa vantagem competitiva de uma empresa.
  • Planejamento de ações em processos de negócio: com as ferramentas para controle de distribuição das atividades, o índice de erros e o não cumprimento das tarefas pertencentes a um determinado fluxo de negócio podem ser previstos e evitados.
  • Mapeamento e controle do fluxo das informações: através das ferramentas do Workflow, é possível controlar precisamente quando, por quem, e onde determinado documento foi acessado, bem como as ações realizadas sobre este documento.
  • Integridade: Garantia de que as informações são transmitidas da maneira como foram geradas, sem alterações.

Quais as principais ferramentas e tecnologias relacionadas ao Serviço de Workflow?

O Workflow integra ferramentas e tecnologias para que através da automatização de Processos, todas as atividades da empresa sejam sistematicamente planejadas e controladas.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Gestão Documental: Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Expurgo ou Destruição Segura, para descarte dos documentos físicos

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Serviço de Workflow (Automatização de Processos de Negócio):

Com uma estrutura operacional altamente qualificada para o correto mapeamento das regras e particularidades do seu modelo de negócio, a Central Image desenvolve a Solução do tamanho da sua demanda, a fim de proporcionar melhorarias significativas nos indicadores de desempenho e financeiro.

Software totalmente customizado para atender a automatização de processos de negócio/fluxos de trabalho, podendo ser integrado nativamente ao repositório de imagens (GED/ECM).

Nossa Solução Workflow dispõe de módulos como: Administração Personalizada, Pesquisas Simples e Avançadas, Document Imaging, GED, Workflow, Relatórios/Gráficos, Auditoria, Rastreabilidade, entre outros.

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