Conheça os softwares GED e ECM, fundamentais para proteger os documentos da sua empresa

GED e ECM

Entenda o que é, como funciona e quais os benefícios de contar com a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e com a Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)

Antigamente, quando falávamos sobre documentos de uma empresa, era comum guardar todas as informações em salas ou gavetas, sem uma organização, o que dificultava muito a busca de arquivos específicos, principalmente por quem não tem familiaridade, podendo perder horas em busca de algum documento.

Com a tecnologia, essas informações passaram a ser digitalizadas para facilitar as operações, mas é  preciso mais do que transformar esses dados em digitais, a sua empresa terá que ter um sistema para organizar tudo, e é aí que entra o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ECM (Enterprise Content Management).

O que é  GED?

Diferente da digitalização, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos entrega um conjunto de tecnologias, como hardwares e softwares, para oferecer como objetivo principal o armazenamento seguro de informações e uma busca precisa, sendo um meio crucial para administrar toda a documentação da empresa.

Nele, você pode adicionar alguns diferenciais importantes para facilitar ainda mais a pesquisa e localização dos documentos, como o nome do autor, a data que foi criado, a versão, a pasta de armazenamento e o nome que o cliente trata o documento.

Com este sistema é possível reunir qualquer tipo de arquivo que o seu negócio utiliza, independente do seu formato, desde papéis, microfilmes, imagens, áudio, vídeo, planilhas eletrônicas, arquivos de textos até Plantas de Engenharia (formato CAD), e muitos outros, tudo isso com diversos benefícios para a empresa, como:

  • Repositório virtual de documentos;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Informações armazenadas de maneira segura;
  • Acesso remoto de qualquer lugar do mundo.

O que é ECM?

A gestão de conteúdo empresarial, ou Enterprise Content Management, conhecida como ECM, é muito mais que uma tecnologia ou metodologia, ela reúne uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas, que podem ser usadas para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e oferecer informações de apoio para todos os processos de qualquer negócio.

O sistema ECM é uma evolução que complementa o GED, já que os processos se movimentam rapidamente e os arquivos estão sempre sendo atualizados, contribuindo com um sistema inteligente para lidar com toda documentação corporativa, centralizando o armazenamento, o acesso, compartilhamento, a edição das informações e dos dados.

Com o ECM, sua empresa também garante diversos benefícios, como:

  • Fácil operacionalização com fluxos de negócios configuráveis e flexíveis;
  • Formulários e instruções que podem ser personalizadas;
  • É possível anexar documentos aos processos em andamento;
  • Controle de compartilhamento e informação;
  • Configuração de alertas automáticos para a execução e prazo de tarefas;
  • Apontamento de horas para custear processos;

E muito mais.

Qual a diferença entre GED e ECM?

Muitas vezes confundidos como tecnologias iguais, o ECM é uma evolução do GED, que complementa e garante que todas as informações da empresa estejam centralizadas e seguras, oferecendo um conhecimento mais profundo dos resultados e de cada ação e processos através da interpretação de dados.

Com essa gestão de documentos através de um sistema integrado às plataformas e aplicativos de Business Inteligence, Data Analytics e BPM, é possível enriquecer os insights e tomar as melhores decisões para o futuro do negócio.

Quais empresas devem implementar o gerenciamento eletrônico de documentos?

O gerenciamento eletrônico de documentos é totalmente digital, dessa forma, os usuários podem acessar e administrar os arquivos por meio de um software online. O acesso pode ser feito a qualquer momento e em qualquer lugar, pois todos os documentos estão disponíveis na nuvem. Ele proporciona diversos benefícios para as empresas, principalmente as que apresentam os seguintes perfis: 

  • Empresas que geram uma grande quantidade de documentos 

As maiores beneficiadas com a implementação do GED são as empresas que lidam com um grande volume de documentos. Os escritórios de contabilidade e de advocacia, os bancos, as instituições de ensino, os consultórios médicos e os órgãos públicos são apenas alguns exemplos de segmentos que ganham mais produtividade com a gestão digital dos documentos. 

  • Empresas que se preocupam com a segurança da informação

As informações são um dos bens mais valiosos de uma empresa. Ao lidar com dados sigilosos de projetos e de clientes, é fundamental tomar medidas preventivas de segurança para impedir o vazamento de dados. 

Com a digitalização, etapa que faz parte do GED, todos os arquivos ficam protegidos na nuvem, diminuindo o risco de perda de arquivos, extravio e falsificação de documentos. O software também possui recursos de segurança, sendo acessado apenas por pessoas autorizadas. Além disso, os administradores podem definir níveis de acesso para determinar o que cada usuário tem permissão para fazer na ferramenta.

  • Empresas que priorizam o acesso rápido e remoto das informações

O modelo home office e o modelo híbrido (que consiste em uma maior flexibilidade para o funcionário trabalhar em casa e no escritório) é uma tendência que chegou para ficar, exigindo uma adaptação das empresas. A implementação do GED possibilita que as informações sejam acessadas de qualquer lugar do mundo e em variados dispositivos, como smartphones e tablets. 

Além do acesso remoto, ele aumenta a produtividade do trabalho presencial e agiliza o atendimento aos clientes. Afinal, por mais organizado que seja a gestão documental dos arquivos físicos da empresa, o processo de busca utilizando o GED é muito mais rápido. 

  • Empresas que possuem pouco espaço para o armazenamento físico dos documentos

Para conseguir armazenar a grande quantidade de documentos que está sob a sua responsabilidade, a empresa precisa de um espaço físico de tamanho adequado. Porém, essa não é a realidade de muitos negócios. 

Com a implementação do GED é possível reduzir o espaço destinado para os documentos físicos (mantendo apenas aqueles que a versão física é realmente necessária). E ainda, é possível reduzir os custos com o aluguel e a manutenção do espaço, móveis para o seu armazenamento, estoques de papel e gastos com impressão.

Como implementar os sistemas GED e ECM?

Os sistemas de Business Intelligence se mostram cada vez mais indispensáveis no cotidiano, e o GED e o ECM são ferramentas fundamentais para garantir segurança e autonomia nas operações de uma empresa.

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