A gestão de arquivos é um desafio diário para negócios de todos os tamanhos. Por isso, uma dúvida comum é entre guardar ou digitalizar documentos importantes.
Esta questão pode influenciar diretamente a eficiência e a organização da sua empresa. Afinal, quando se trata de contratos, registros financeiros e demais documentos, a escolha pode impactar a segurança e a acessibilidade da documentação.
Então, como decidir qual é a melhor abordagem? No artigo de hoje, vamos explorar detalhadamente as vantagens e desvantagens de cada opção, a fim de te ajudar a tomar uma decisão informada que atenda às necessidades específicas do seu negócio.
Quais são as diferenças entre guardar ou digitalizar documentos?
A gestão de documentos envolve duas principais abordagens: guardar ou digitalizar documentos. Embora ambas as opções tenham o objetivo de preservar e proteger informações importantes, elas diferem significativamente em termos de processo, vantagens e desafios.
Entender essas diferenças é essencial para escolher a melhor solução para sua empresa.
Acessibilidade e conveniência
A guarda de documentos oferece acesso tangível aos arquivos. Quando você precisa consultar um documento, basta ir até o local de armazenamento e pegar a versão física. Isso pode ser conveniente em situações onde a autenticidade do documento é essencial.
No entanto, esse método requer que você esteja fisicamente presente no local do armazenamento.
Por outro lado, a digitalização de documentos permite acesso imediato e remoto aos arquivos. Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), você pode buscar, visualizar e compartilhar documentos com apenas alguns cliques, independentemente da sua localização.
Além disso, a digitalização facilita a integração com outras ferramentas digitais, como softwares de colaboração e sistemas de workflow. Nestes casos, os documentos podem ser incorporados facilmente em processos empresariais digitais, aumentando a eficiência e a agilidade das operações.
Em contraste, a guarda física pode ser mais limitada em termos de integração tecnológica.
Custos iniciais e de manutenção
Ao considerar guardar ou digitalizar documentos, é importante avaliar os custos associados a cada opção.
Os custos associados à guarda física de documentos incluem despesas com espaço físico, móveis de armazenamento e condições ambientais controladas. Você precisará investir em prateleiras, armários, caixas e, possivelmente, um sistema de climatização para preservar os documentos.
Além disso, há custos contínuos relacionados à manutenção do espaço de armazenamento e à segurança. A digitalização, por outro lado, envolve custos iniciais com scanners, softwares de GED e, possivelmente, serviços profissionais para digitalizar grandes volumes de documentos.
No entanto, após essa fase inicial, os custos de manutenção tendem a ser mais baixos. A necessidade de espaço físico é drasticamente reduzida, e a manutenção dos arquivos digitais pode ser gerenciada com soluções de backup e segurança cibernética.
Enquanto a guarda física pode parecer mais barata a curto prazo, a digitalização pode oferecer economias significativas a longo prazo. Empresas que lidam com grandes volumes de documentos podem achar que os investimentos iniciais em digitalização são rapidamente recuperados por meio de economias em espaço físico e maior eficiência operacional.
Segurança e preservação
A guarda física de documentos exige medidas rigorosas de segurança para proteger contra roubo, danos e perda. Isso inclui sistemas de vigilância, controles de acesso e ambientes controlados. Apesar dessas medidas, documentos físicos continuam vulneráveis a desastres naturais, como incêndios e inundações.
Por sua vez, os documentos digitalizados podem ser protegidos com criptografia, backups regulares e sistemas avançados de segurança cibernética. A digitalização minimiza os riscos associados a desastres físicos e permite a recuperação rápida de dados em caso de falhas.
Vale ressaltar, porém, que a segurança digital também requer atenção constante para proteger contra ameaças cibernéticas, como hackers e malwares.
Além disso, a preservação de documentos digitais é geralmente mais eficaz a longo prazo. Enquanto o papel pode deteriorar-se com o tempo, os arquivos digitais podem ser mantidos em perfeitas condições por décadas, desde que sejam implementadas práticas adequadas de armazenamento e backup.
Impacto ambiental
O impacto ambiental da guarda física de documentos pode ser significativo. O uso de papel, energia para climatização e espaço físico contribui para a pegada ecológica da empresa.
A pegada ecológica de uma empresa refere-se ao total de recursos naturais que ela consome e ao volume de resíduos e emissões que ela gera em suas atividades. No contexto da guarda de documentos, isso inclui a produção e o descarte de papel, além do uso de materiais de armazenamento, como caixas e pastas, que geram resíduos e consomem recursos naturais.
A digitalização de documentos oferece uma alternativa mais sustentável. Ao reduzir a dependência de papel, ajuda a conservar recursos naturais e diminuir a geração de resíduos. Além disso, a redução do espaço físico necessário para armazenamento pode resultar em menor consumo de energia e recursos para manutenção de instalações.
Empresas que buscam práticas mais sustentáveis podem achar que a digitalização de documentos é uma parte importante de suas iniciativas ambientais. No entanto, é importante também considerar o impacto ambiental dos equipamentos eletrônicos e a necessidade de práticas responsáveis de descarte e reciclagem de hardware.
Flexibilidade e adaptabilidade
A guarda física de documentos pode ser limitada em termos de flexibilidade e adaptabilidade. Uma vez que o espaço de armazenamento é designado e os documentos são organizados, fazer alterações pode ser um processo trabalhoso e demorado.
A reorganização de arquivos físicos requer tempo e esforço, especialmente se o volume de documentos for grande.
A digitalização, por outro lado, oferece maior flexibilidade e adaptabilidade. Documentos digitalizados podem ser reorganizados, renomeados e reindexados rapidamente, de acordo com as necessidades da empresa. Isso permite uma gestão de documentos mais dinâmica e responsiva às mudanças nos processos e nas demandas do negócio.
Além disso, a digitalização facilita a implementação de processos de melhoria contínua. Com sistemas de GED, é possível monitorar e analisar o uso dos documentos, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, e adaptar rapidamente às práticas de gestão documental para otimizar a eficiência e a eficácia das operações.
Vantagens de guardar documentos fisicamente ou digitalizá-los
Para analisar se vale a pena guardar ou digitalizar documentos, devemos falar sobre as vantagens associadas a cada abordagem.
Benefícios da guarda física de documentos
A guarda física de documentos oferece uma série de benefícios que muitas empresas valorizam. Manter os documentos em seu formato original pode ser essencial, especialmente para aqueles que possuem valor histórico. Isso garante que os documentos estejam sempre disponíveis em sua forma mais autêntica.
Outro benefício significativo da guarda física é a proteção contra perdas digitais. Apesar dos avanços tecnológicos, falhas de hardware ou ataques cibernéticos ainda são uma preocupação. Ter uma cópia física garante que você nunca perca informações críticas devido a problemas tecnológicos.
Além disso, a guarda física pode ser uma solução de custo-benefício. Para empresas que não possuem uma grande quantidade de documentos, criar um espaço dedicado ao armazenamento físico pode ser mais econômico do que investir em sistemas de digitalização e armazenamento digital.
Benefícios da digitalização de documentos
A digitalização de documentos, por outro lado, traz uma série de benefícios que são difíceis de ignorar. Um dos maiores é a facilidade de acesso. Com documentos digitalizados, você pode acessar qualquer arquivo de qualquer lugar, a qualquer hora.
Isso facilita a colaboração entre equipes. Com documentos disponíveis online, vários funcionários podem acessar e trabalhar no mesmo arquivo simultaneamente, independentemente de sua localização.
A digitalização também oferece uma solução eficiente de espaço. Em vez de dedicar salas inteiras ao armazenamento de papéis, você pode usar esses espaços para outras finalidades mais produtivas.
Essa abordagem ainda contribui para a preservação dos documentos. Papéis físicos se deterioram com o tempo, mas uma cópia digital pode ser mantida intacta indefinidamente. Isso é particularmente importante para documentos de valor histórico ou legal que precisam ser preservados por longos períodos.
Por fim, a digitalização ajuda a cumprir com regulamentos de compliance e auditoria. Muitas vezes, é mais fácil e rápido fornecer cópias digitais de documentos para fins de auditoria ou relatórios regulatórios. Isso pode economizar tempo e reduzir o estresse associado a esses processos.
Escolha inteligente: analisando suas necessidades
A decisão entre guardar ou digitalizar documentos deve ser baseada nas necessidades específicas da sua empresa. Avalie o volume de documentos, a frequência com que são acessados, as exigências legais e regulatórias, e o orçamento disponível.
Cada empresa é única, e o que funciona para uma pode não ser ideal para outra.
Quando optar pela guarda física de documentos?
Existem situações em que a guarda física de documentos é a melhor opção. Por exemplo, quando se trata de documentos que possuem valor legal, muitas vezes é necessário mantê-los em sua forma original. Afinal, alguns processos ainda exigem uma versão física para que contratos assinados, certificados e documentos oficiais sejam considerados válidos.
Além disso, empresas que lidam com documentos históricos ou de valor sentimental podem preferir a guarda física. Arquivos que contam a história da empresa, como fotografias antigas, prêmios e reconhecimentos, possuem um valor que vai além do meramente informativo.
Em ambientes onde a tecnologia pode não ser confiável ou onde há preocupações com a segurança cibernética, a guarda física também se destaca. Documentos armazenados fisicamente não correm o risco de serem hackeados ou perdidos devido a falhas tecnológicas.
Outra razão para optar pela guarda física de documentos é a falta de recursos para a digitalização. Digitalizar um grande volume de documentos pode ter um custo elevado e ser demorado. Empresas com orçamentos limitados podem achar mais viável financeiramente manter seus arquivos em formato físico, pelo menos até que possam investir na digitalização.
A guarda física também oferece uma solução imediata e de fácil implementação. Para pequenas empresas ou startups, criar um espaço dedicado ao armazenamento de documentos pode ser um processo simples e econômico.
Essa abordagem permite que as empresas mantenham controle direto sobre seus arquivos sem a necessidade de investir em tecnologia ou treinamento especializado.
Além disso, alguns setores específicos podem ter regulamentações que exigem a manutenção de documentos físicos. Indústrias como saúde, jurídico e financeiro frequentemente têm normas rigorosas sobre como os documentos devem ser armazenados e por quanto tempo.
Nesses casos, a guarda física não só é recomendada, mas muitas vezes obrigatória.
E quando optar pela digitalização de documentos?
Decidir entre guardar ou digitalizar documentos pode parecer uma tarefa desafiadora, mas há momentos específicos em que a digitalização se destaca como a melhor opção.
Em um mundo cada vez mais digital, essa prática é fundamental, por exemplo, para empresas que lidam com grandes volumes de documentos. Armazenar fisicamente uma quantidade imensa de papéis pode ser impraticável e dispendioso.
Outro momento ideal para digitalizar documentos é quando a empresa possui equipes distribuídas ou funcionários que trabalham remotamente. Com documentos digitalizados, todos podem acessar as informações necessárias de qualquer lugar, facilitando a colaboração e a continuidade do trabalho.
A digitalização também se torna essencial quando há a necessidade de integrar documentos em sistemas de gestão eletrônica. Isso é especialmente relevante para empresas que utilizam software de gerenciamento de documentos ou outras ferramentas digitais para automatizar processos.
Empresas que estão em expansão ou que mudam frequentemente de local também devem considerar a digitalização. Transportar arquivos físicos de um lugar para outro pode ser logisticamente desafiador e caro. Documentos digitalizados eliminam essa preocupação, já que podem ser acessados online sem a necessidade de transporte físico.
Outro cenário comum é durante auditorias e revisões regulatórias. Ter documentos digitalizados pode simplificar o processo de fornecimento de informações.
Além disso, empresas que valorizam a sustentabilidade podem optar pela digitalização para reduzir o uso de papel e os resíduos associados. Esse movimento não só apoia práticas ecológicas, mas também pode melhorar a imagem da empresa junto a clientes e parceiros que valorizam a responsabilidade ambiental.
Por fim, considere a digitalização em momentos de transição tecnológica. Se sua empresa está atualizando seus sistemas de TI ou implementando novas ferramentas digitais, pode ser a oportunidade perfeita para migrar os documentos físicos para o formato digital.
Como a guarda física e a digitalização se complementam?
Em muitos casos, a combinação da guarda física e da digitalização pode ser a solução ideal. Isso permite que as empresas aproveitem os benefícios de ambas as abordagens, garantindo a máxima segurança e eficiência na gestão de documentos.
Por exemplo, documentos críticos podem ser mantidos fisicamente para garantir sua integridade, enquanto cópias digitais são usadas para facilitar o acesso e a colaboração.
Essa abordagem híbrida também pode servir como um plano de backup eficaz. Se os documentos físicos forem danificados ou perdidos, as cópias digitais estarão disponíveis para garantir que as operações da empresa não sejam interrompidas.
Além disso, uma estratégia combinada pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de diferentes departamentos dentro de uma empresa.
Departamentos que lidam com grandes volumes de documentos, como financeiro ou jurídico, podem se beneficiar mais da digitalização, enquanto áreas que lidam com documentos históricos ou sensíveis podem preferir a guarda física.
Conclusão
Escolher entre guardar ou digitalizar documentos pode ser desafiador, mas é uma decisão crítica para a eficiência e segurança da sua empresa. Considere as vantagens de cada abordagem e avalie suas necessidades específicas. Lembre-se, a melhor solução pode ser uma combinação das duas.
Terceirizar a guarda física e a digitalização de documentos pode ser uma solução altamente eficiente para empresas que buscam otimizar a gestão documental. Ao contratar uma empresa especializada, você garante que seus arquivos sejam tratados com o máximo de cuidado e profissionalismo.
Dessa forma, é possível liberar espaço físico e aliviar a carga de trabalho da sua equipe interna, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas.
Além disso, a terceirização oferece acesso a tecnologias avançadas de digitalização e armazenamento. Empresas especializadas utilizam equipamentos de ponta para garantir a melhor qualidade de imagem e segurança digital.
Quando você terceiriza a guarda ou digitalização de documentos, também obtém suporte contínuo e expertise. Portanto, se você está pronto para otimizar a gestão de documentos da sua empresa, entre em contato conosco! Oferecemos serviços de alta qualidade em guarda de documentos, digitalização, microfilmagem eletrônica e soluções avançadas de GED.
