Como um software pode te ajudar na gestão de documentos

Como um software pode te ajudar na gestão de documentos

Ainda existem gestores e empreendedores que não dão a devida importância para a gestão de documentos. Isso acarreta na má administração de dados importantes e pode colocar a empresa em risco, além de atrapalhar a produtividade.

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente. Isso possibilita a rápida localização de alguma informação, aumenta a segurança (pois apenas pessoas autorizadas terão acesso ao documento), e menos gasto com transporte e armazenamento, uma vez que os papeis passam a ser digitalizados.

Dispor desta ferramenta é muito simples e, geralmente, custa pouco à empresa. Atualmente, existem diversos softwares e práticas que desempenham a função de organizar documentos. Conheça alguns deles:

ECM

O ECM é uma coleta sistemática que organiza a informação que será utilizada. Ele consiste na combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que centraliza e uniformiza o tratamento de conteúdos de diferentes origens – sejam papéis, imagens, áudios, arquivos, planilhas, entre outros.

Com ele, os documentos da empresa ficam em um único repositório, ou seja, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Ao invés de vascular arquivos e centenas de folhas de papel à procura de uma informação, o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.

GED

GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias para gerar, arquivar, enviar, compartilhar e localizar documentos digitais ou digitalizados.

Workflow

É software de gestão de documentos, voltado para organização e controle de fluxos de trabalho. Workflow na tradução literal significa “fluxo de trabalho”, mas quando falamos de gestão de documentos, é possível encarar como o caminho que um documento percorre até estar concluído.

COLD

Esta tecnologia possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.

ERM

O ERM permite às organizações identificar, analisar, avaliar, monitorar e gerenciar riscos corporativos utilizando uma abordagem integrada. Ele reúne todos os dados relacionados à gestão de riscos em um único ambiente.

Todos estes softwares estão disponíveis na Central Inf. Quer otimizar os processos de gestão de documentos de sua empresa? Entre em contato conosco.

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