Conheça os benefícios do ECM para seu negócio

Conheça os benefícios do ECM para seu negócio

O que é ECM?

Enterprise Content Management, ou ECM, é uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir         conteúdo relacionado a processos organizacionais ao longo de seu ciclo de vida.

 Esse método é aplicado para Gestão de Conteúdo Empresarial de processos de negócio que, em sua rotina, tenham documentos físicos ou digitais com informações não estruturadas, que são aquelas que não estão originalmente armazenadas em um banco de dados.

O conjunto de ferramentas do ECM atua para simplificar a captura dos dados e transformar campos estáticos em editáveis, tornando as informações acessíveis. Ainda permite melhorar a produtividade da organização, reduzir riscos e, de forma integrada, controlar os custos de manter volumes de conteúdos cada vez maiores.

 

Onde implantar uma solução ECM?

O serviço pode ser aplicado independente do ramo do seu negócio, porém é preciso analisar fatores para definir a real necessidade de implantação. Algumas das possibilidades são:

  • Excesso de papel;
  • Dificuldade em extrair informações contidas em documentos não estruturados;
  • Baixa produtividade pela falta de dinamismo no acesso à informação;
  • Falta de controle sobre a informação;
  • Processos de negócios parados por conta da dificuldade no acesso às informações;
  • Dificuldade em disseminar informações online e offline;
  • Dificuldade em atender à Conformidade Documental e, consequentemente, Legal.

 

Os principais benefícios

  • Um sistema de ECM bem elaborado proporciona tranquilidade, facilita auditorias e outras condições de conformidade;
  • Gerencia todo o ciclo de vida de um documento, desde seu nascimento, as alterações sofridas, até seu arquivamento;
  • Permite controlar todas as versões e alterações de um documento;
  • A captura e extração de dados de documentos não estruturados se tornam mais eficazes com a aplicação de ferramentas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR/ICR);
  • Possibilita que apenas usuários autorizados compartilhem e colaborem com a criação de um documento ou interajam em um processo eletrônico;
  • Permite o controle absoluto sobre a informação;
  • A solução possibilita eliminar documentos físicos de seu espaço, para que a gestão de informações seja feita de forma mais ágil por meio dispositivos tecnológicos;
  • Garante maior efetividade ao reduzir o tempo de acesso aos conteúdos e documentos.

 

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