Digitação de Documentos

Serviço de Digitação e Indexação de Documentos

Digitação de Documentos ou Indexação de Documentos é o serviço utilizado para geração de base de dados através de digitação manual ou processamento automático de informações, constantes em documentos físicos e eletrônicos, utilizando-se de dupla verificação para maior confiabilidade dos dados transcritos.

Se a Digitação de Documentos é um processo necessário para seu negócio, você já percebeu o impacto de tempo e custo que este serviço representa nas atividades de sua empresa. Como tempo é dinheiro, Terceirizar a Digitação do seu acervo de Documentos é uma solução eficaz, que trará como principal benefício o uso otimizado dos recursos para atividades lucrativas relacionadas ao seu core business.

Tipos de Documentos que podem ser Digitados:

Qualquer documento que contenha conteúdo textual relevante ao seu negócio pode ser digitado. Os mais comuns são:

Cadastros Diversos, Fichas Cadastrais, Cupons, Cupons Fiscais, Notas Fiscais, Notas Fiscais Eletrônicas, DANFE, Cadastro de Produtos, Cadastro de Clientes, Apostilas, Livros, Processos, Textos Diversos, Arquivos Impressos, Formulários, Planilhas, Extratos Bancários, dentre outros.

Qual a indicação do Serviço de Digitação de Documentos e Arquivos?

Toda atividade que tenha em sua rotina o processamento de grande volume de informação, pode terceirizar a digitação de documentos, já que este serviço demanda mão de obra especializada e alto investimento em equipamentos.

Após recebimento e análise do seu acervo documental, o serviço de digitação inclui as seguintes etapas:

• Triagem;
• Preparação;
• Organização;
• Digitação e/ou Processamento Automático de informações;
• Verificação dos Dados;
• Correção de Divergências;
• Controle de Qualidade por amostragem ou total;
• Relatório de entrega;
• Disponibilização da base de dados;

Quais os Tipos de Digitação de Documentos?

A combinação de profissionais qualificados com tecnologias de transcrição digital de documentos, resulta em um serviço executado de forma eficaz para promover agilidade, segurança e confiabilidade no acesso à informação. O que determina o tipo de Digitação que será utilizado em um projeto é a origem dos documentos, seu formato e o tipo de informação constante. Identificados esses itens, temos as seguintes opções:

Digitação Tradicional:

O digitador recebe um conjunto de documentos (manuscritos, datilografados, impressos, digitais, sonoros) e realiza a digitação manual do conteúdo, utilizando-se de programas customizados, especificamente, para a alta produtividade e com o menor índice de erros possíveis, através de dupla verificação e checagem em bases de dados pré-fornecidas.

Digitação Automatizada:

Neste serviço utiliza-se recursos tecnológicos de altíssima precisão como o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) para fontes manuscritas; Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) para fontes tipográficas; Reconhecimento Ótico de Marcas (OMR) para marcações visuais como gabaritos de provas, além de leitores de Código de Barras (Barcode) e QRCode e scanners profissionais.

Nessa opção, a mão de obra humana especializada ainda é requerida para conferência do conteúdo capturado, de forma a garantir uma transcrição íntegra e sem erros. É preciso também observar a segurança dos dados e fazer uma checagem com os documentos originais para assegurar a fidelidade da digitação.

Quais os Benefícios do Serviço de Digitação de Documentos e Arquivo?

A sua empresa só tem a ganhar com a Terceirização da Digitação de Documentos!

• Maior controle e qualidade na execução do serviço;
• Mais produtividade no processo de digitação de documentos;
• Redução de Custos com mão de obra especializada e infraestrutura adequada;
• Ganho de tempo para atividades lucrativas.

Serviços Relacionados:

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos, com certificação digital, de acordo com as regras de negócio do cliente, visando o compartilhamento e o rápido acesso à informação e a eliminação do acervo físico quando permitido pela legislação vigente.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» ECM – Enterprise Content Management: para extração de dados utilizando os recursos das ferramentas OCR/ICR.

» Workflow para Automação de Processos.

» Guarda de Documentos e Arquivos: onde o cliente terceiriza o espaço físico do seu arquivo inativo (ou arquivo morto);

A Central Image é especializada em Digitação de Documentos e Arquivos, com Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. No nosso serviço de Digitação de Documentos, de acordo com sua necessidade e demanda, a base de dados e os documentos transcritos podem ser disponibilizados por meio online ou off-line.

Entrega Online

Integramos nossa ferramenta de digitação de documentos Central Image no ambiente do cliente, para que acompanhe em tempo real a alimentação do seu banco de dados. O Cliente pode ter acesso a relatórios e aos dados ao mesmo tempo em que novas informações são inseridas no sistema.

Entrega Off-line

Todo o processo de Digitação é realizado nos domínios da Central Image e enviamos de forma segura em lotes de mídias adequadas para o tipo de informação transcrita. Este formato é ideal para empresas que não necessitam de acesso a tais informações em tempo real e podem trabalhar com prazos pré-estabelecidos (SLA).

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