Digitalização de documentos

Digitalização de documentos - Legalidade

A digitalização de documentos reduz a utilização de papel, libera espaço físico, e traz maior agilidade nos seus processos de negócio, garantindo a integridade dos seus documentos. 

Além disso,  a digitalização de documentos públicos ou privados, a empresa poderá manter os documentos digitalizados com os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Documentos que podem ser digitalizados

Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formato eletrônico.

Tipos de documentos: Papel, Livros, Jornais, Folders, Encadernações, Plantas de Engenharia, Grandes formatos (A3 a A0)

Qualidade do arquivo: preto e branco, tons de cinza e colorido.

Formatos de arquivo: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, PNG, dentre outros formatos padrões de mercado.

Digitalização de Documentos e Arquivos - VANTAGENS

  • Fácil compartilhamento e consulta através de software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
  • Permite que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Intranet ou Web, com total segurança e rastreabilidade.

Formatos de arquivo: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, PNG, dentre outros formatos padrões de mercado.

Digitalização de Documentos - ETAPAS

  • Preparação

    Os documentos são higienizados, desmetalizados, restaurados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.

  • Digitalização

    Os documentos em papel são escaneados e transformados em imagens digitais através de scanners profissionais de alta velocidade, com recursos tecnológicos de melhoria de imagens e armazenados em servidores e storages de alta disponibilidade.

  • Indexação

    São gerados índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, para facilitar a localização e recuperação dos documentos. É possível, também, realizar OCR Full-Text de todo o conteúdo do documento para aumentar as possibilidades de pesquisa, localização e recuperação. Pode-se, ainda integrar com bases de dados fornecidas pelo cliente para validação e complementação das informações.

  • Controle de qualidade

    Cada um dos documentos passa pelo controle de qualidade visual, para verificação da qualidade das imagens e dos índices gerados, antes de serem disponibilizados ao cliente.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS - Benefícios

Segurança das informações

Integração de dados ativos e históricos

Backup de segurança dos arquivos

 

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