Entenda como funciona o processo de digitalização de documentos para ter validade legal.
A transformação digital trouxe muitos benefícios para a sociedade, impactando diretamente e de maneira positiva os processos nas empresas, beneficiando o meio ambiente, funcionários, proprietários e os clientes, principalmente quando falamos da segurança e privacidade de documentos armazenados.
Embora ainda existam muitas empresas que armazenam os arquivos em papel, digitalizar documentos é um processo cada vez mais comum, além de oferecer sustentabilidade empresarial e auxiliar na gestão desses arquivos, é uma solução que ajuda muito no nosso dia a dia.
Com tanta informação online, e até mesmo alguns documentos já sendo criados digitalmente, como saber quais deles possui validade jurídica? Existem leis e decretos que podem te ajudar nisso, confira mais.
Digitalização de documentos com validade legal
A validade jurídica dos documentos já gerou muitos questionamentos, então, para acompanhar a tendência de digitalização de documentos e do uso de documentos nato-digitais, em 2001 foi criada a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um meio que possibilita a emissão de certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico.
Posteriormente, com a promulgação da Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), a Lei n.º 12.682/2012, conhecida como a Lei da Digitalização de Documentos, foi alterada para prever que um documento digitalizado terá o mesmo valor probatório que seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, contendo uma assinatura eletrônica por meio de um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.
E, no início do ano de 2020, foi assinado o decreto 10.278/2020 para regulamentar a Lei de Digitalização de Documentos e estabelecer algumas regras para isso ocorrer, colocando especificações técnicas a serem seguidas e diferenciar os arquivos digitalizados dos arquivos já gerados no âmbito digital (nato-digital), e oferecendo uma validade jurídica para eles.
Como saber que a digitalização de documentos tem validade jurídica?
O decreto 10.278/2020 se aplica apenas aos documentos em papel digitalizados, isto é, convertidos do meio físico para o meio digital. O decreto não se aplica aos documentos que já foram criados no ambiente virtual (nato-digitais), aos documentos referentes às operações realizadas no sistema financeiro nacional, aos documentos em microfilme, aos audiovisuais, aos documentos de identificação, e aos de porte obrigatório.
Todo procedimento realizado para a digitalização de documentos físicos deve assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos.
Para que os documentos digitalizados possam se equiparar aos físicos em todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, é fundamental que ele seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil, garantindo a autoria da digitalização e a integridade do documento. Confira os padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos, constantes do Anexo I do decreto 10.278/2020, que regulamenta a Lei 12.682/2012, que devem ser seguidos:
| Documento | Resolução Mínima | Cor | Tipo Original | Formato de Arquivo |
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | monocromático (preto e branco) | Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografia e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
Quais documentos podem ser digitalizados?
A digitalização gera diversos benefícios para as empresas, em especial, para aquelas que precisam lidar com um grande volume de documentos físicos. Em muitas organizações, a área de recursos humanos está entre as que mais lidam com este cenário por conta dos documentos trabalhistas e previdenciários.
Todos os documentos que possuem informações relevantes para a empresa podem ser digitalizados, como: contratos de trabalho, folhas de pagamento, controles de ponto, aviso prévio, atestado de saúde ocupacional, entre outros.
A transformação digital já é uma realidade para muitas empresas e a tendência é que ela se torne cada vez mais presente no dia a dia, inclusive, no relacionamento da organização com o governo. O eSocial é um exemplo dessa mudança.
Com a implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas), muitas informações sobre os trabalhadores passaram a ser enviadas diretamente para a base de dados do governo. Para garantir a consistência das informações e manter a gestão de documentos organizada, a digitalização se tornou ainda mais necessária para as empresas.
Posso eliminar documentos originais depois de digitalizados?
Se o documento for digitalizado seguindo as determinações da Lei e do Decreto (mencionados no início do texto) e desde que não se trate de documento identificado como de guarda permanente na Tabela de Temporalidade (caso mais restrito à área pública), então ele pode sim ser eliminado, mantendo-se a versão digital durante o prazo obrigatório definido em legislação.
O tempo de guarda de cada documento deve estar de acordo com o que está descrito na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Constituição Federal. Desse modo, temos desde documentos que devem ser guardados por 5, 10, 30 anos e até por um período indeterminado.
Para evitar multas e problemas com possíveis fiscalizações, a empresa pode digitalizar os seus documentos e utilizar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para ter acesso às informações com mais agilidade. Se necessário, a empresa pode utilizar uma tabela de temporalidade. Essa ferramenta é muito utilizada na gestão de documentos para esclarecer quanto tempo cada documento deve ser guardado antes do seu descarte.
Como seguir todas as normas ao digitalizar documentos?
Para conseguir uma boa gestão de documentos e colocar as suas informações no ambiente virtual com validade jurídica, é importante seguir todas as leis e decretos que falam diretamente sobre esse tipo de ação. Desde 1989, a Central INF atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing), automatizando processos de negócios, atuando na transformação digital das empresas, realizando gestão documental e tratamento arquivístico e seguindo todos os normativos legais.
Para uma digitalização de documentos com validade legal, a Central INF cuida de todo o processo, desde a preparação até a digitalização, incluindo a indexação de todos os metadados necessários, controle de qualidade, certificação digital e fornecimento de sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM).
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