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A tecnologia vem assumindo funções cada vez mais importantes na nossa sociedade, sendo uma ferramenta de extrema importância para facilitar a nossa vida com as mais amplas funções que tem para disponibilizar.
Entre essas facilidades que a tecnologia nos oferece, uma delas é a digitalização de documentos, recurso fundamental, principalmente para as empresas que armazenam centenas, às vezes até milhares, de arquivos importantes de maneira física, ocupando muito espaço e sendo trabalhoso para encontrar no meio de tanta informação.
Como funciona a digitalização de documentos?
Imagina passar horas em uma sala de arquivos procurando um documento específico sem sucesso, deve ser frustrante, não é mesmo? Mas acredite, essa ainda é uma realidade de muitas empresas por todo Brasil que não possuem esses arquivos digitalizados em seu banco de dados, eles estão guardados em estantes e caixas nada funcionais, colocando em risco a segurança das informações contidas no papel.
A gestão de documentos corporativos através da digitalização é uma estratégia simples e muito eficiente, que permite ter o controle de todo o acervo da empresa de maneira organizada e de fácil localização, economizando tempo e energia na hora de procurar por arquivos específicos.
Todo procedimento de mudança é feito por um sistema que escaneia e converte todo arquivo analógico, ou seja, que está no papel, para o ambiente virtual. É importante ressaltar que existe diferença entre um documento digitalizado e um digital, apesar da semelhança no nome, existem diferenças específicas, confira:
Documento digitalizado: é quando o arquivo, emitido em papel, ganha uma versão digital.
Documento digital: é originado de forma eletrônica, ou seja, ele nunca foi criado em papel, até a sua assinatura é feita on-line.
Ao digitalizar todos os arquivos, a empresa passa a ter um gerenciamento de todos os seus documentos, de maneira segura e otimizada, com todas as informações podendo ser acessadas rapidamente pelos funcionários sempre que for preciso.
Esse processo é realizado em seis etapas: coleta, classificação de arquivos, digitalização de documentos, indexação, consulta e contratação de um software especializado como os da Central Inf.
Por que utilizar a digitalização de documentos?
O processo de digitalização oferece vários benefícios para a empresa e para os funcionários que trabalham com esses documentos todos os dias, como:
Segurança: o acesso aos arquivos só é permitido para pessoas com autorização, monitorando quem acessou ou alterou o arquivo;
Organização dos arquivos: todos os documentos são separados e identificados conforme sua tipologia, por departamento e cliente;
Agilidade: o acesso às informações é organizado, possibilitando uma busca indexada por palavra-chave, facilitando encontrar os arquivos corretos;
Quais são os processos para a digitalização de documentos?
Qualquer documento que a sua empresa considere que possui informações importantes pode ser digitalizado e convertido para um formato eletrônico, tornando-os de fácil compartilhamento através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), podendo ser acessado simultaneamente por vários usuários, seja via intranet ou web, sempre com segurança e rastreabilidade.
Mas para isso, o documento passa por algumas etapas, como:
Preparação: todos os arquivos são higienizados, desmetalizados, organizados e acondicionados em ambientes de temperaturas controladas para eliminar a umidade do papel;
Digitalização: os documentos são transformados em imagens digitais através de scanners profissionais de alta velocidade, que possuem recursos tecnológicos de melhoria de imagens;
Indexação: através de índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, é possível facilitar a localização e recuperação dos documentos;
Controle de Qualidade: Cada documento passa pelo controle de qualidade visual, verificação das imagens e dos índices gerados antes de serem disponibilizados ao cliente.
O que acontece quando um processo é digitalizado?
O processo digital é caracterizado pelo envio de documentos físicos para a nuvem, por meio da digitalização. Desse modo, o documento digitalizado pode ser acessado de qualquer lugar e em qualquer momento.
O meio jurídico é um exemplo de como a transformação digital veio para ficar, trazendo mais agilidade para a nossa rotina. Com a regulamentação da lei nº 11.419/2006, todos os processos civil, penal e trabalhistas devem ser tramitados por meio eletrônico.
A digitalização dos processos possibilita que os documentos fiquem disponíveis na nuvem, sendo utilizado por qualquer pessoa que tiver acesso à internet e esteja autorizada a acessar as informações. Para maior segurança, o usuário deve informar o seu login e senha, fornecidos pela empresa.
Ao utilizar essa ferramenta, as empresas ganham mais produtividade, reduzem os custos e o volume de papel utilizado no dia a dia, e ainda, diminuem os riscos de perda de documentos. Além disso, graças às etapas de classificação e indexação, os processos digitais são facilmente encontrados a partir do seu nome ou de alguma palavra-chave.
Na prática, o documento físico é digitalizado utilizando um scanner e ficam disponíveis na nuvem, sendo acessados por meio de um software de GED. Após a digitalização, o arquivo digital precisa ser organizado e classificado para que ele possa ser facilmente encontrado no banco de dados.
Cada documento tem uma função e faz parte do que chamamos de workflow: uma sequência de ações cronológicas para executar um processo. Ele também é conhecido como fluxo de trabalho, pois uma sequência de ações deve ser mapeada para alcançarmos o resultado esperado.
O GED automatiza os processos e faz a gestão documental de acordo com o workflow definido.
Como obter o melhor serviço de digitalização de documentos para empresas?
Desde 1989, a Central Inf atua no segmento BPO (Business Process Outsourcing), disponibilizando para todos os clientes um alto padrão de qualidade e tecnologia, com uma equipe altamente treinada e especializada, pronta para atender todas as suas necessidades.
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