A gestão de documentos na administração pública é um desafio por conta do grande volume de arquivos que estão sob o seu controle. Com a aprovação da lei de acesso à informação no Brasil (lei nº 12.527/2011), que regulamenta o direito de acesso dos cidadãos às informações públicas, os órgãos responsáveis precisaram se adequar a essa nova realidade.
Para isso, a implantação de soluções tecnológicas é importante para tornar a gestão de documentos públicos mais eficiente. A digitalização, a microfilmagem eletrônica e o uso de softwares para o gerenciamento eletrônico de documentos são algumas ferramentas que ajudam neste processo.
Neste artigo, vamos mostrar quais são os procedimentos da gestão de documentos na administração pública e os principais benefícios de converter os arquivos para o formato digital.
Boa leitura!
Quais são os procedimentos e etapas da gestão de documentos?
A gestão de documentos é caracterizada por um conjunto de técnicas e procedimentos que visa organizar os arquivos acumulados. Com visão a longo prazo, ela também define novas práticas para a gestão documental, desde a produção até o armazenamento dos originais e cópias e, se necessário, o descarte de documentos.
A seguir, vamos mostrar as etapas da gestão de documentos públicos. Confira!
Produção
A elaboração do documento marca o início do processo. O propósito desta etapa deve ser garantir que as boas práticas para a classificação e a armazenagem dos documentos sejam aplicadas desde a sua criação.
Manutenção
A manutenção do documento envolve as atividades de protocolo, que iremos conferir ao longo do artigo. Nesta fase, o documento é consultado com frequência, sendo o seu fluxo chamado de trâmite.
A presença de uma gestão de documentos feita com qualidade qualidade evita diversas complicações na rotina de uma administração pública, como a perda de documentos entre os setores.
Indexação
A etapa de indexação é uma das mais importantes para a organização e a gestão de documentos públicos. Ela consiste em organizar os documentos por meio de um sistema de busca, como a criação de índices numéricos e alfanuméricos, por exemplo.
Os documentos são analisados e agrupados de acordo com algum padrão, que pode ser o seu autor, tipo, data, número, origem, departamento ou qualquer outro dado. Assim, a indexação organiza os documentos por índices, tornando a busca mais ágil.
Destinação
A destinação de documentos públicos pode ser a sua eliminação ou preservação permanente. Essa etapa é uma das mais importantes para a gestão pública documental, pois define os prazos de guarda de cada documento. O resultado desta fase é baseado na aplicação efetiva da tabela de temporalidade, ferramenta que define o ciclo de vida documental.
Arquivamento
Os documentos passam por três fases de arquivamento, definidas de acordo com o seu ciclo de vida. São elas: fase corrente, intermediária e permanente. A sua classificação varia de acordo com a frequência de consulta, sendo definida pela teoria das três idades.
Digitalização
A digitalização de documentos faz uma cópia do conteúdo da versão física para um arquivo digital. Assim, o compartilhamento e o acesso às informações se torna muito mais fácil.
A Central Inf realiza a digitalização de documentos com validade jurídica para as instituições públicas facilitando o acesso aos arquivos por meio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Guarda do documento físico
A guarda do documento físico pode ser feita pela administração pública ou por uma empresa de guarda de documentos. A Central Inf oferece duas soluções para a gestão documental em arquivos públicos e privados: a guarda simples e a guarda gerenciada de documentos.
Preservação a longo prazo
A microfilmagem consiste em transformar arquivos físicos de papel em filme. O processo possibilita o armazenamento seguro dos documentos e, assim como a digitalização citada anteriormente, também possui validade jurídica.
A empresa de microfilmagem eletrônica realiza a organização, a classificação e a digitalização dos documentos antes de convertê-los em microfilmes.
O armazenamento através de microfilmes é uma ferramenta muito relevante para a conservação e preservação de longo prazo dos documentos públicos.
Como é realizada a gestão de documentos dentro da administração pública?
A gestão de documentos na administração pública é regida pela lei nº 8.159/1991, que se refere à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Desse modo, cabe à administração pública a gestão da documentação governamental.
A gestão documental é a solução para o problema de acúmulo de documentos sem a classificação e armazenagem adequada. O seu objetivo é melhorar o uso da informação, reduzir ao essencial a massa de documentos no arquivo e preservar de forma correta os arquivos históricos.
Ela possibilita que, mesmo com uma grande quantidade de documentos no acervo, seja possível localizar as informações facilmente. Para isso, são utilizadas ferramentas para a gestão de documentos na administração pública. O plano de classificação e a tabela de temporalidade são as principais.
Quais são os benefícios da gestão documental na administração pública?
A gestão documental é um problema recorrente no serviço público. A enorme quantidade de arquivos acumulados — em alguns casos, ao longo de décadas — pode causar problemas de organização, perda de dados, difícil acesso às informações e necessidade de mais espaço físico.
Nesse cenário, saber como fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública é fundamental para o aumento da eficiência, da transparência e da preservação de documentos históricos.
Abaixo, vamos mostrar 4 benefícios da gestão documental na administração pública.
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Redução de custos
A redução de custos operacionais é um dos principais benefícios gerados pela gestão eletrônica de documentos na administração pública. A digitalização classifica os documentos a partir de diversos critérios, facilitando a sua localização. Assim, os servidores podem encontrar todas as informações que precisam rapidamente, aumentando a sua produtividade.
A administração pública também economiza com o aluguel de galpões para o armazenamento de documentos e insumos. Outro impacto positivo é na redução do uso de papel, pois um número menor de impressões de documentos precisam ser feitas. Além do impacto positivo para o meio ambiente, a diminuição do uso de papel elimina a necessidade de um espaço físico para armazená-lo.
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Recuperação do espaço físico
A gestão eletrônica de documentos na administração pública reduz o acúmulo de arquivos, proporcionando o tratamento e o destino adequado para cada um deles. Com isso, podemos aproveitar o espaço físico (e o mobiliário), que antes era dedicado ao armazenamento de documentos, agora pode ser utilizado para outras finalidades.
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Segurança dos documentos públicos
A importância da gestão documental para a administração pública vai muito além de uma questão de organização. A segurança das informações e a redução dos riscos de perda e fraude também são importantes.
A gestão de documentos eletrônicos na administração pública e legislativa é uma solução para evitar tentativas de invasão ao sistema e evita a perda de arquivos em casos de incêndios e enchentes.
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Maior mobilidade para acessar os documentos digitalizados
Com a digitalização dos documentos, os servidores podem acessá-los com maior facilidade em qualquer lugar sem a necessidade de se deslocar até o local onde está o arquivo. Na gestão eletrônica de documentos do setor público, eles são classificados por diversos indexadores, agilizando a rotina dos profissionais da área.
Lei de descarte de documentos públicos: Quanto tempo deve-se guardar documentos públicos?
Todos os documentos públicos possuem um ciclo de vida, que tem início na sua criação até o seu arquivamento definitivo ou descarte. A tabela de temporalidade documental é uma das ferramentas utilizadas para a gestão documental na administração pública.
Ela define por quanto tempo cada documento irá existir e o seu destino após o término deste prazo. Desse modo, a administração pública consegue criar um fluxo mais equilibrado de entrada e saída de documentos, sempre seguindo a legislação vigente do local.
Uma das informações contidas na tabela de temporalidade é a classificação dos documentos de acordo com a sua frequência de uso. Para isso, ela utiliza a teoria das três idades, como mostraremos a seguir.
Gestão de documentos públicos e a teoria das três idades
Um dos conceitos mais utilizados pela gestão de documentos públicos é a teoria das três idades. Ela também é conhecida como gestão do ciclo de vida documental e se refere ao período de vida útil de um documento. Ou seja, desde a criação até o seu destino final, que pode ser a guarda ou descarte do mesmo.
A implementação da teoria das três idades diminui o risco de erros, como a eliminação de um documento antes do prazo estipulado pela lei, por isso, deve ser colocada em prática com atenção.
Na teoria das três idades os documentos são classificados em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. A divisão considera a frequência e o tipo de utilização de cada documento. Abaixo, vamos explicar o significado de cada fase.
Arquivos correntes
Os arquivos correntes correspondem a primeira idade do documento. Eles se referem aos documentos em tramitação, sendo consultados e utilizados de forma constante. Dessa forma, eles fazem parte da rotina diária do escritório, pois ainda estão no processo de serem resolvidos.
De acordo acordo com a gestão de documentos no setor público, os arquivos correntes possuem valor primário e devem ser mantidos em locais de fácil acesso.
Arquivos intermediários
Os arquivos intermediários, a segunda idade, são consultados apenas de forma ocasional. Eles são derivados dos arquivos intermediários, logo, já foram resolvidos e estão aguardando o prazo correto para serem eliminados ou arquivados permanentemente.
Na gestão documental aplicada para arquivos públicos do Estado, eles possuem valor primário e devem ficar mais afastados do local de trabalho para não atrapalhar a organização.
Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes são a terceira idade do ciclo de vida da gestão de documentos públicos. Eles possuem valor secundário e devem receber tratamento especial para serem conservados de forma definitiva.
Os documentos não possuem valor administrativo, mas têm valor histórico-cultural e precisam ser arquivados. Por outro lado, arquivos que não recebem essa classificação são eliminados quando cumprirem a sua função administrativa.
O que é protocolo e workflow na gestão documental pública?
O protocolo marca o início da gestão de documentos na administração pública, sendo responsável por toda a organização e controle do fluxo documental. Ele é usado apenas naqueles que estão sendo resolvidos e estão em tramitação. Por isso, as atividades de protocolo se aplicam apenas em documentos correntes.
Entre as etapas do protocolo estão:
- Recebimento;
- Registro;
- Autuação;
- Classificação;
- Distribuição;
- Expedição;
- Controle.
Graças à tecnologia, o controle dessas atividades pode ser realizada por uma gestão eletrônica de documentos na administração pública. Dessa maneira, a consulta e a comunicação entre os setores se torna mais ágil e com menos retrabalhos.
O que diz a legislação para gestão de documentos públicos?
Existe uma série de critérios definidos por lei para realizar a gestão de documentos públicos, como prazos a cumprir e técnicas de organização. A Central Inf, organização com mais de 30 anos de experiência, se prontifica a atender todos os protocolos necessários para documentos produzidos por instituições públicas.
Além da lei nacional que citamos anteriormente (lei nº 8.159/1991), cada Estado possui a sua própria legislação. A lei nº 4.153/2008 define a gestão de documentos na administração pública de São Paulo, por exemplo. A Central Inf atende o Brasil inteiro com qualidade e atendendo as particularidades de cada cliente.
A gestão de documentos na administração pública é de suma importância, afinal, o setor lida com uma grande quantidade de arquivos diariamente. Por conter informações sigilosas e de valor público e histórico, os documentos devem ser armazenados e organizados na versão física e digital. O investimento gera benefícios como redução de custos e maior segurança.
A Central Inf possui soluções especializadas para a gestão de documentos no setor público, desde a esfera municipal até a federal. Ao contratar uma empresa de gestão de documentos, a administração pública melhora os seus processos, gerando diversos benefícios para os seus cidadãos.
Para mais informações sobre como a Central Inf pode fazer a gestão eficiente de documentos na gestão pública, entre em contato com os nossos especialistas!
