Entenda como funciona a Guarda Segura de Documentos e todos os benefícios essenciais para o seu negócio
A documentação de uma empresa possui papel fundamental em seus processos, afinal, é ali que encontramos todas as informações importantes sobre os clientes, funcionários, do setor financeiro e muitos outros dados essenciais para a rotina de um negócio.
Apesar disso, o acúmulo de arquivos físicos pode ser uma grande dor de cabeça para a empresa, seja pela quantidade de espaço necessário para armazenar essas informações, pela confusão que pode causar quando funcionários precisam procurar algum arquivo ou pelos diversos cuidados necessários com essas informações.
Por isso, aderir aos serviços de uma empresa capaz de realizar a guarda segura de documentos é essencial para os negócios. E a Central Inf, especialista no assunto, te mostra como essa solução pode ser simples e eficiente. Confira!
Como manter os documentos da empresa seguros?
Inúmeras empresas estão sujeitas a perda de centenas ou até milhares de arquivos importantes por não saberem como manter seus arquivos seguros. A comodidade em armazenar todos os arquivos no mesmo canto é uma armadilha, pois põe em risco que parte desses documentos simplesmente se percam em meio à bagunça, ficando expostos à umidade e mofo, correndo o risco de rasgarem e serem danificados, até mesmo por incêndios, inundações e vazamentos em telhados, por exemplo.
Para manter esses arquivos protegidos, sua empresa precisa mais do que apenas uma sala em que tudo seja armazenado. O ideal é contar com um sistema especializado para garantir a segurança e praticidade para seus documentos. Por isso, a melhor opção para realizar a guarda segura de documentos é terceirizar este serviço com os especialistas da Central Inf.
Benefícios de terceirizar a guarda de documentos
Contar com uma empresa especializada para garantir a guarda segura de todos os documentos da sua empresa pode te oferecer diversos benefícios, como:
Mais segurança: todos os documentos são monitorados 24 horas por dia e você garante o sigilo de todas as informações armazenadas;
Redução de custos: você consegue economizar espaço físico da empresa e elimina todo gasto extra para manter os arquivos em estoque, como com mão de obra, por exemplo;
Digitalização dos documentos com validade jurídica: os seus arquivos físicos são digitalizados com validade jurídica e podem ser armazenados na nuvem em nossa solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED/ECM) para acesso através da WEB. Enquanto isso, os arquivos físicos originais ficam bem protegidos em nossa guarda segura ou podem até mesmo serem expurgados devido a validade jurídica de nossa digitalização.
Organização: todos os arquivos são organizados e catalogados em sistema informatizado WEB para uma localização mais fácil e eficiente, facilitando a sua rotina;
Pesquisa ágil e eficiente: como todos os arquivos são organizados e catalogados e com a possibilidade de digitalização e armazenamento na nuvem, o acesso é facilitado pela web, de qualquer lugar do mundo, apenas para pessoas autorizadas e com o máximo de segurança.
Local apropriado para guardar os documentos: além de todos os sistemas de segurança e vigilância eletrônica e patrimonial, em regime de 24 horas por dia x 7 dias por semana, você também conta com um local apropriado para arquivar os documentos, sem riscos de umidade, mofo ou qualquer tipo de avaria nos arquivos, com sistema de combate a incêndio e AVCB do Corpo de Bombeiros.
Qual o prazo legal para guarda de documentos dentro das empresas?
Além de agilizar os processos e reduzir custos, a guarda de documentos também é importante para proteger a empresa de problemas fiscais e trabalhistas. Para a maioria deles, o seu tempo de guarda é definido pela lei vigente. O prazo varia de acordo com o tipo de documento ou a sua finalidade.
Mesmo com os avanços tecnológicos e a possibilidade de digitalização, a guarda de documentos continua sendo relevante para as empresas. Afinal, é essencial que a organização esteja de acordo com o que está previsto em lei, sendo capaz de cumprir as suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias da melhor forma possível.
Os documentos relativos a tributos devem ser guardados por 5 anos. Entre eles, temos:
- Imposto de Renda (IR);
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
- Livros fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações como a DIPJ, DCTF e Dirfe;
- Declaração de Ajuste Anual.
O tempo de guarda de documentos referente ao regime trabalhista e previdenciário varia de acordo com o documento. Abaixo, vamos mostrar por quanto tempo a empresa deve guardar os principais documentos desse segmento.
Por 2 anos:
- Termo de rescisão do contrato de trabalho;
- Pedido de demissão e;
- Aviso-prévio.
Por 5 anos:
- Contribuição previdenciária (GPS);
- Contribuição sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
- Atestados médicos e;
- Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD).
Por 10 anos:
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários e;
- PIS/Pasep.
Por 30 anos:
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e;
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Por tempo indeterminado:
- Contrato de Trabalho e;
- Livro ou ficha de registro de empregado.
Como vimos, alguns documentos podem ser descartados após alguns anos, outros após décadas e ainda existem arquivos que devem ser guardados para a vida inteira. As empresas precisam estar atentas a essas particularidades para evitar prejuízos.
A perda ou a eliminação do documento antes do prazo determinado pode fazer com a empresa tenha que pagar novamente o tributo ou seja multada. A falta do documento também pode causar complicações em caso de fiscalização ou processos judiciais ou trabalhistas.
Como contar com uma guarda segura de documentos?
Se você deseja manter os documentos da sua empresa em segurança e contar com os melhores benefícios do mercado para a proteção de documentos, escolha a Central INF, que desde 1989 atua no segmento de BPO (Business Process Outsourcing) disponibilizando soluções e processos com o mais alto padrão de qualidade e tecnologia, além de contar com uma equipe altamente treinada e especializada.
Aqui você conta com diferentes planos para a guarda de documentos, podendo escolher qual se encaixa melhor nas suas necessidades.
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