ECM – Enterprise Content Management

 

Serviço de ECM ou Gestão de Conteúdo Empresarial

ECM, ou Gestão de Conteúdo Empresarial, existe porque o gerenciamento do excesso de documentos em papel com informações não estruturadas é um dos maiores desafios para a eficácia de processos transacionais em diversos segmentos.

O Que é ECM? E em que Processos de Negócios esta Solução se aplica?

“Enterprise Content Management (ECM) é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida.”

O ECM é aplicado para a Gestão de conteúdo empresarial de qualquer Processo de Negócio que tenha em sua rotina Documentos físicos ou eletrônicos com informações não estuturadas.

O que é Conteúdo ou Informação não estruturados?

Documentos com conteúdo não estruturado, são aqueles em que as informações não estão originalmente armazenadas em um banco de dados. Geralmente são documentos físicos ou digitais em formas de tabelas e formulários dos quais são extraídas informações de grande relevância em processos gerenciais e operacionais de uma organização.

O ECM, e seu conjunto inteligente de ferramentas, atua justamente para simplificar a captura destes dados, transformando campos antes estáticos em campos editáveis, bem como imagens em dados manipuláveis.

Desta maneira, pode-se ter uma quantidade significativa de informação, que antes os bancos de dados por si só não gerenciavam, acessíveis e disseminadas de forma dinâmica e ágil.

Quais os segmentos em que se pode implantar uma Solução ECM?

Independente do seu segmento de negócio, o que define a necessidade do Serviço de ECM é a associação de dois ou mais pontos abaixo:

  • Excesso de papel
  • Dificuldade de extração das informações contidas em Documentos não Estruturados;
  • Dificuldade em atender à Conformidade Documental e consequentemente Legal;
  • Dificuldade de Controle de versionamento de documentos que requerem a colaboração de usuários locais e remotos;
  • Dificuldade na Disseminação da Informação online e off-line;
  • Processos de Negócios atravancados por falta de dinamismo no acesso à informação;
  • Falta de Controle sobre a informação durante todo o seu ciclo de vida;
  • Baixa produtividade causada pela falta de dinamismo no acesso a informação, limitando a autonomia operacional dos seus colaboradores.

Quais os principais benefícios do Serviço de ECM para o seu negócio?

  • Conformidade Documental: Um sistema de gestão de conteúdo empresarial (ECM) bem elaborado oferece tranquilidade e facilita auditorias e outros requisitos de conformidade.
  • Gestão do histórico do documento: o ECM permite acompanhar todas as fases de um documento, desde o nascimento, suas alterações, até o seu arquivamento. Ou seja, gerencia todo o ciclo de vida documental.
  • Controle de versão: fique por dentro de todas as versões e alterações no documento original.
  • Extração de dados ágil e eficaz: com a aplicação de ferramentas de OCR, ICR, OMR e FORMS, a captura e a extração de dados e informações não estruturadas se tornam mais amplas e eficazes.
  • Controle de Compartilhamento e colaboração: através das ferramentas do ECM, apenas usuários autorizados poderão compartilhar e colaborar com a criação de um documento ou interagir em um processo eletrônico.
  • Controle absoluto sobre o elemento chave do seu negócio: A Informação.
  • Espaço físico: Eliminação de documentos físicos em seus departamentos e/ou área exclusiva para tal finalidade, fazendo com que a interação e a gestão das informações sejam realizadas de forma ágil, através de desktops, notebooks, dispositivos mobiles, entre outros, na solução de ECM.
  • Tempo: Reduz o tempo de acesso aos conteúdos e documentos, garantindo maior efetividade nas tomadas de decisões do negócio.

Quais as principais ferramentas e tecnologias relacionadas ao Serviço de ECM?

O ECM é um conjunto de metodologias e sistemas apoiado por ferramentas estratégicas que se complementam para gerir documentos e informações não estruturadas. As mais relevantes são:

» OCR, ICR, OMR e FORMS, para captura e a extração de dados e informações não estruturadas.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Gestão Documental: Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Expurgo ou Destruição Segura, para descarte dos documentos físicos.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Serviço de ECM:

Com uma estrutura operacional altamente qualificada para o tratamento das informações não estruturadas contidas em documentos físicos e/ou eletrônicos com Soluções personalizadas conforme as particularidades do seu negócio.

O processo de Implantação do Serviço de ECM da Central Image é acompanhado de um checklist documental e de procedimentos de triagem para classificação de documentos, respeitando as regras de negócio de cada organização a fim de proporcionar melhorarias significativas nos indicadores de desempenho e financeiro.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 

Serviço de GED – Gestão Eletrônica de Documentos

O serviço de GED permite dinamizar a disseminação da informação e controlar a colaboração e o acesso aos seus arquivos. Isso pode mudar a rotina do seu negócio!

O Serviço de GED é uma solução que integra um conjunto de tecnologias – hardwares e softwares –, processos e serviços para a gestão eletrônica de documentos e arquivos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos e por sua vez, estes acessos necessitam de tratativa de acessos diferenciados de acordo com as permissões do departamento em questão.

O que determina o atendimento total do serviço de GED é a demanda do processo do seu negócio. Uma vez compreendida sua necessidade, criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação da informação. Com isso, fica muito mais fácil e ágil localizar qualquer documento.

Que Tipos de Documentos, e Empresas, podem ser gerenciados pelo GED?

Empresas de qualquer porte e segmento pode implantar o Serviço de GED para dinamizar sua rotina documental. As Soluções de GED avaliam as necessidades específicas do cliente e oferecem um sistema modular, possibilitando a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documento em setores específicos.

Diversos tipos de documentos das mais diversas origens como papel, microfilme, imagem, som, áudio, vídeo, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros.

Qual a diferença entre o GED e a Digitalização de Documentos?

No Serviço de Digitalização de Documentos as ferramentas para gestão eletrônica dos documentos são mais limitadas, uma vez que seu principal objetivo é a conversão de tais documentos ao formato digital.

o Serviço de GED, devido ao maior grupo de tecnologias e hardwares integrados, entrega muito mais autonomia de gerenciamento e a disseminação segura de tais documentos. Um dos principais diferenciais são os índices de pesquisa, que além dos normalmente utilizados na Digitalização de Documentos, no Serviço de GED podem ser adicionados inúmeros outros que facilitam a pesquisa e localização do documento, como:

  • Autor do Documento;
  • Data da criação do documento;
  • Versão do Documento;
  • Pasta de armazenamento do Documento;
  • Nome que o cliente trata o documento.

Para controle de versões e ações preventivas de segurança, a Gestão Eletrônica de Documentos permite restringir o tipo de acesso e permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se, por exemplo, definir usuários que apenas visualizam ou que podem, ainda, fazer o download ou imprimir um documento.

Quais são os Benefícios do Serviço GED para a Gestão Eletrônica de Documentos?

Quando bem executado, os benefícios desta solução refletem positivamente em todos os indicadores de desempenho e receita do seu negócio, como:

  • Total controle nos processos de negócio que envolvam informação.
  • Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  • Mais agilidade no atendimento ao cliente e transações entre empresas.
  • Menos recursos humanos e mais produtividade.
  • Mais eficácia e agilidade na implantação de mudanças em processos.
  • Mais vantagem competitiva sustentável devido à redução significativa do papel.
  • Otimização de custos dos recursos destinados a equipamentos, espaço físico e mão de obra.
  • Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
  • Controle absoluto sobre o ciclo de vida documental.
  • Segurança contra extravio ou falsificação de documentos.
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
  • Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de incidentes.
  • Dinamiza as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

As principais Tecnologias e Serviços relacionados ao GED são:

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e da possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Processamento de Formulários: para extração de dados de um documento, utilizando os recursos das ferramentas OCR/ICR.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Soluções GED com integrações de diversas tecnologias para atender a demanda do seu negócio, facilitando a forma de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e arquivos.

Nosso Software Central Image Web (GED/ECM) é totalmente customizado e modular para atendimento aos Negócios de Gestão de Documentos e Conteúdos de sua empresa. Dentre os diversos recursos, dispomos de módulos projetados para:

    • Administração Personalizada;
    • Pesquisas Simples e Avançadas;
    • Pesquisa Full-Text;
    • Captura WEB;
    • Document Imaging;
    • Document Management;
    • Versionamento;
    • Workflow;
    • Relatórios e Gráficos;
    • Auditoria;
    • Rastreabilidade, dentre outros.

De acordo com a particularidade do seu negócio o serviço de GED da Central Image pode ser realizado On-Site (nos domínios do cliente) ou executado direto em nosso espaço físico, sendo disponibilizado no Cloud Central, de alta disponibilidade e infraestrutura de ponta.

Workflow – Automatização de Processos de Negócio

Serviço de Workflow

Cortar custos, aumentar a produtividade, entender todos os processos e diminuir falhas. No cenário atual de intensa concorrência econômica, as organizações enfrentam grandes desafios para manter a competitividade em seu mercado. E esse é o papel do workflow.

Um Fluxo de Negócio bem planejado e estruturado pode mudar positivamente todos os indicadores de uma organização.

O que é Workflow? E em que Processos de Negócio esta Solução se aplica?

Em sua tradução literal, Workflow significa Fluxo de Trabalho.

Na prática, o Serviço de Workflow tem como principal objetivo a automatização de Fluxos de Processos de Negócio, promovendo integração entre os departamentos de uma organização e garantindo que suas tarefas, previamente planejadas, sejam entregues e executadas pelos colaboradores envolvidos, no prazo e com a qualidade necessária.

Simplificando, a Automatização de Processos, refere-se as atividades de racionalização, otimização e automatização dos processos-chave que impulsionam uma organização, reduzindo custos através da integração de aplicações, otimizando o trabalho, acelerando o tempo de execução das atividades e substituindo processos manuais por aplicações de software.

Etapas de Implantação do Workflow:

  • Consultoria para mapeamento das regras do seu modelo de negócio;
  • Análise de integração de ferramentas para uma Solução personalizada;
  • Revisão da metodologia aplicada na Solução;
  • Proposta de mudanças e melhoria contínua de processos.

O ponto crucial para implantação do Workflow é a definição ordenada de condições e execuções das tarefas, apresentando em que momento deverão iniciar-se e encerrar-se.

Deve-se definir também as ferramentas necessárias à consecução das atividades, como por exemplo: com quantas pessoas e computadores estas tarefas serão executadas, amparando e mitigando qualquer situação prejudicial.

Quais os principais benefícios do Serviço de Workflow para o seu negócio?

A comprovada contribuição para redução de despesas operacionais e eficácia na execução de tarefas são apenas dois dos mais significativos benefícios do Serviço de Workflow. Conheça mais:

  • Otimização dos processos de produção: encurtando o ciclo de produção, otimizando a carga dos equipamentos, minimizando os recursos das ações.
  • Monitorar e controlar resultados em tempo real, tanto em aspecto global como de forma detalhada, auxiliando a tomada de decisões.
  • Reduzir o número de erros, evitar falhas de comunicação e aumentar a velocidade de processamento de dados.
  • Identificar e sanar pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação de recursos.
  • Definir, configurar e padronizar indicadores de performance do negócio.
  • Eliminação do trânsito, acumulo e dos custos com impressões e papel.
  • Uma poderosa vantagem competitiva de uma empresa.
  • Planejamento de ações em processos de negócio: com as ferramentas para controle de distribuição das atividades, o índice de erros e o não cumprimento das tarefas pertencentes a um determinado fluxo de negócio podem ser previstos e evitados.
  • Mapeamento e controle do fluxo das informações: através das ferramentas do Workflow, é possível controlar precisamente quando, por quem, e onde determinado documento foi acessado, bem como as ações realizadas sobre este documento.
  • Integridade: Garantia de que as informações são transmitidas da maneira como foram geradas, sem alterações.

Quais as principais ferramentas e tecnologias relacionadas ao Serviço de Workflow?

O Workflow integra ferramentas e tecnologias para que através da automatização de Processos, todas as atividades da empresa sejam sistematicamente planejadas e controladas.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Gestão Documental: Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Organização de Documentos: para tipificação e catalogação com mão de obra especializada.

» Digitalização de Documentos para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» Expurgo ou Destruição Segura, para descarte dos documentos físicos

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Serviço de Workflow (Automatização de Processos de Negócio):

Com uma estrutura operacional altamente qualificada para o correto mapeamento das regras e particularidades do seu modelo de negócio, a Central Image desenvolve a Solução do tamanho da sua demanda, a fim de proporcionar melhorarias significativas nos indicadores de desempenho e financeiro.

Software totalmente customizado para atender a automatização de processos de negócio/fluxos de trabalho, podendo ser integrado nativamente ao repositório de imagens (GED/ECM).

Nossa Solução Workflow dispõe de módulos como: Administração Personalizada, Pesquisas Simples e Avançadas, Document Imaging, GED, Workflow, Relatórios/Gráficos, Auditoria, Rastreabilidade, entre outros.

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