Serviço de GED – Gestão Eletrônica de Documentos

O serviço de GED permite dinamizar a disseminação da informação e controlar a colaboração e o acesso aos seus arquivos. Isso pode mudar a rotina do seu negócio!

O Serviço de GED é uma solução que integra um conjunto de tecnologias – hardwares e softwares –, processos e serviços para a gestão eletrônica de documentos e arquivos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos e por sua vez, estes acessos necessitam de tratativa de acessos diferenciados de acordo com as permissões do departamento em questão.

O que determina o atendimento total do serviço de GED é a demanda do processo do seu negócio. Uma vez compreendida sua necessidade, criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação da informação. Com isso, fica muito mais fácil e ágil localizar qualquer documento.

Qual a diferença entre o GED e a Digitalização de Documentos?

No Serviço de Digitalização de Documentos as ferramentas para gestão eletrônica dos documentos são mais limitadas, uma vez que seu principal objetivo é a conversão de tais documentos ao formato digital.

Já o Serviço de GED, devido ao maior grupo de tecnologias e hardwares integrados, entrega muito mais autonomia de gerenciamento e a disseminação segura de tais documentos. Um dos principais diferenciais são os índices de pesquisa, que além dos normalmente utilizados na Digitalização de Documentos, no Serviço de GED podem ser adicionados inúmeros outros que facilitam a pesquisa e localização do documento, como:

• Autor do Documento;

• Data da criação do documento;

• Versão do Documento;

• Pasta de armazenamento do Documento;

• Nome que o cliente trata o documento.

Para controle de versões e ações preventivas de segurança, a Gestão Eletrônica de Documentos permite restringir o tipo de acesso e permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se, por exemplo, definir usuários que apenas visualizam ou que podem, ainda, fazer o download ou imprimir um documento.

Quais são os Benefícios do Serviço GED para a Gestão Eletrônica de Documentos?

Quando bem executado, os benefícios desta solução refletem positivamente em todos os indicadores de desempenho e receita do seu negócio, como:

• Total controle nos processos de negócio que envolvam informação.

• Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

• Mais agilidade no atendimento ao cliente e transações entre empresas.

• Menos recursos humanos e mais produtividade.

• Mais eficácia e agilidade na implantação de mudanças em processos.

• Mais vantagem competitiva sustentável devido à redução significativa do papel.

• Otimização de custos dos recursos destinados a equipamentos, espaço físico e mão de obra.

• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).

• Controle absoluto sobre o ciclo de vida documental.

• Segurança contra extravio ou falsificação de documentos.

• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.

• Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de incidentes.

• Dinamiza as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

As principais Tecnologias e Serviços relacionados ao GED são:

Serviço de Workflow

Cortar custos, aumentar a produtividade, entender todos os processos e diminuir falhas. No cenário atual de intensa concorrência econômica, as organizações enfrentam grandes desafios para manter a competitividade em seu mercado. E esse é o papel do workflow.

Um Fluxo de Negócio bem planejado e estruturado pode mudar positivamente todos os indicadores de uma organização.

O que é Workflow? E em que Processos de Negócio esta Solução se aplica?

Em sua tradução literal, Workflow significa Fluxo de Trabalho.

Na prática, o Serviço de Workflow tem como principal objetivo a automatização de Fluxos de Processos de Negócio, promovendo integração entre os departamentos de uma organização e garantindo que suas tarefas, previamente planejadas, sejam entregues e executadas pelos colaboradores envolvidos, no prazo e com a qualidade necessária.

Simplificando, a Automatização de Processos, refere-se as atividades de racionalização, otimização e automatização dos processos-chave que impulsionam uma organização, reduzindo custos através da integração de aplicações, otimizando o trabalho, acelerando o tempo de execução das atividades e substituindo processos manuais por aplicações de software.

Deve-se definir também as ferramentas necessárias à consecução das atividades, como por exemplo: com quantas pessoas e computadores estas tarefas serão executadas, amparando e mitigando qualquer situação prejudicial.

Quais os principais benefícios do Serviço de Workflow para o seu negócio?

A comprovada contribuição para redução de despesas operacionais e eficácia na execução de tarefas são apenas dois dos mais significativos benefícios do Serviço de Workflow. Conheça mais:

• Otimização dos processos de produção: encurtando o ciclo de produção, otimizando a carga dos equipamentos, minimizando os recursos das ações.

• Monitorar e controlar resultados em tempo real, tanto em aspecto global como de forma detalhada, auxiliando a tomada de decisões.

• Reduzir o número de erros, evitar falhas de comunicação e aumentar a velocidade de processamento de dados.

• Identificar e sanar pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação de recursos.

• Definir, configurar e padronizar indicadores de performance do negócio.

• Eliminação do trânsito, acumulo e dos custos com impressões e papel.

• Uma poderosa vantagem competitiva de uma empresa.

• Planejamento de ações em processos de negócio: com as ferramentas para controle de distribuição das atividades, o índice de erros e o não cumprimento das tarefas pertencentes a um determinado fluxo de negócio podem ser previstos e evitados.

• Mapeamento e controle do fluxo das informações: através das ferramentas do Workflow, é possível controlar precisamente quando, por quem, e onde determinado documento foi acessado, bem como as ações realizadas sobre este documento.

• Integridade: Garantia de que as informações são transmitidas da maneira como foram geradas, sem alterações.

Quais as principais ferramentas e tecnologias relacionadas ao Serviço de Workflow?

O Workflow integra ferramentas e tecnologias para que através da automatização de Processos, todas as atividades da empresa sejam sistematicamente planejadas e controladas.