Formalização de Documentos

Serviço de Validação de Documentos

O Que é Formalização de Documentos?

A formalização de documentos é um serviço para validação de checklist de documentos inerentes a processos de negócios de diversos setores do mercado.

Através de regras de negócios estabelecidas pelos clientes, atendendo às exigências internas e legais, os documentos são analisados e os resultados dessas análises são disponibilizados ao cliente, identificando pendências, irregularidades, fraudes e não conformidade documentais.

Quais os Objetivos da Formalização de Documentos:

Os principais objetivos da Formalização de Documentos Eletrônica são padronizar, acelerar e reduzir custos dos processos de negócios onde existe a necessidade de confirmação do recebimento de documentos obrigatórios e que requerem validação de segurança e veracidade das informações neles contidas. Outros objetivos são:

– Análise, verificação e validação de documentos físicos e eletrônicos de acordo com regra de negócio e checklist definido com o cliente.

– Validação antifraude em documentos de identificação e análise de assinaturas (documentoscopia e grafoscopia).

– Avaliação de Score de Crédito (Pessoa Física e Jurídica)

Para quais tipos de documentos pode-se aplicar o serviço de Formalização Eletrônica?

Todo documento que precise de validação para ser incorporado a um processo de negócio. Os principais são:

Contratos;
Processos Jurídicos;
Dossiês Diversos;
Prontuários médicos;
Prontuários de Funcionários;
Documentos para liberação de Cartão de Crédito;
Processo de abertura de conta bancária;
Seguros Diversos.

Quais os benefícios da Formalização de Documentos:

A integração de metodologias e tecnologias deste serviço, otimiza o processo de validação documental, dinamiza a disseminação do acesso às informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea e simultânea de todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio. E os benefícios vão muito além disso:

Redução de Custo com mão de obra e infraestrutura,
Aumento de Produtividade;
Padronização do processo;
Agilidade nos Processos de Negócio;
Consulta On-line com agilidade e segurança das informações;
Validade Legal: confirmação de documentos obrigatórios, análise antifraude e validação de assinatura;
Segurança e garantia de sigilo na tramitação e na guarda de documentos físicos e eletrônicos.

Quais as Tecnologias Relacionadas ao Serviço de Formalização de Documentos?

Para garantir eficácia, a execução deste serviço requer o uso inteligente de ferramentas específicas para se criar uma solução inovadora e segura.

» Digitação de Documentos: uma combinação de profissionais qualificados com tecnologias de extração automática de dados.

» Digitalização de Documentos: para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com equipamentos do tipo scanners de alto desempenho.

» GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: para organização, pesquisa e recuperação de documentos que demandam acesso e compartilhamento constantes das informações neles armazenadas, através de uma solução WEB.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central Image é especializada em Formalização de Documentos:

Com uma estrutura operacional altamente qualificada para o tratamento das informações contidas em documentos físicos e/ou eletrônicos, o processo de Formalização é acompanhado de um checklist documental e de procedimentos de triagem, análise e validação, respeitando as regras de negócio de cada organização.

De acordo com a particularidade do seu negócio, garantimos a validação dos seus documentos com Soluções sob medida, para atender com eficiência e confiabilidade as necessidades do seu processo, proporcionando melhoraria significativa nos indicadores de desempenho e financeiro.

Processamento de Formulários

Serviço de Extração de Dados de Formulários

Processamento de formulários é a melhor Solução para captura e extração de dados em Formulários ou em documentos com informações não estruturadas de forma automatizada.

O que é e para que serve o Processamento de Formulários?

Processamento de Formulários é o termo dado à conversão da imagem eletrônica em arquivo textual ou em base de dados, por meio de diferentes tecnologias, tais como: OCR, ICR, OMR, Código de Barras, QR Code, Forms, dentre outros. Através do processamento de formulários é possível automatizar a captura de dados – impressos ou manuscritos – provenientes de documentos físicos e digitais e utilizá-los posteriormente em processos de negócio que agregam valor ao core business de seu negócio.

• Dados são “capturados” através de campos pré-definidos nos formulários.

• Os formulários são digitalizados e salvos como imagens para processamento e consultas futuras.

Quais os tipos de documentos podem ser submetidos ao Processamento de Formulário para extração de dados?

Os algoritmos inteligentes de captura permitem que o sistema processe qualquer tipo de documento. Estes documentos são classificados em três grupos:

Documentos Estruturados: Formulários Fixos e Padronizados de diversas naturezas e finalidades, como por exemplo: questionários, pesquisas, testes, provas, imposto de renda, formulários de inscrição.
Documentos semiestruturados: faturas, pedidos de compra, benefícios, recibos, NF.
Documentos não estruturados: contratos, cartas, artigos, processos.

A origem do documento pode ser de diversas formas e as mais comuns são:

Papel: Formulários em papel; Formulários enviados via fax;
Origem Web: Formulários enviados por internet; E-mail; Arquivos XML; Arquivos PDF;
Imagens digitais: TIFF, JPG, PNG, BMP, etc.

Com uma solução de Processamento de Formulários a extração da informação é automatizada. Notas Fiscais, por exemplo, podem ser digitalizadas e processadas para extrair informações e inseridas automaticamente nos sistemas ERP, automatizando o sistema de contas a pagar, agilizando processos e cortando custos.

Quais os benefícios do Serviço de Processamento de Formulários?

Quando realizado por softwares especificamente desenvolvidos para tal função sob a análise e supervisão de profissionais bem treinados, os benefícios deste serviço impactam direta e positivamente em todos os medidores de receita do seu negócio. Os principais benefícios são:

Redução Significativa de custos: A velocidade no processamento da informação permite aumentar a produtividade dos processos de captura de dados, com a consequente diminuição dos custos operacionais para a organização.
Otimização do Tempo: O processo automatizado de entrada de dados é substancialmente mais rápido que o manual.
Flexibilidade: Facilmente adaptável a novos formatos, modelos, regras, validações e outras definições aplicadas à parametrização dos formulários.
Qualidade da Informação: Minimiza erros de interpretação da informação. Através das funcionalidades de verificação, correção e supervisão, garante-se a consistência e integridade da informação.

Quais as principais Tecnologias associadas ao Serviço de Processamento de Formulários?

A eficácia na implantação deste Serviço depende exclusivamente do uso inteligente de ferramentas e tecnologias específicas. As principais são:

» Digitalização de documentos: A digitalização de documentos é feita mediante diferentes interfaces, tais como scanners, multifuncionais e dispositivos móveis. Também permite a importação de imagens pré-capturadas de forma local, remota ou automatizada.

» ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturadas.

» Workflow: para controlar e gerenciar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

» Guarda de Documentos e Arquivos: espaço físico, comodidade e segurança de um ambiente adequado para armazenagem de seus documentos físicos.

A Central possui softwares e engines de empresas líderes mundiais em processamento de formulários, tendo já prestado serviços para diversas empresas nacionais e multinacionais.

Nossos Softwares usam algoritmos de inteligência artificial para analisar os documentos, realizar a classificação automática e extrair os dados pré-definidos.

A confiabilidade dos motores de reconhecimento de caracteres e a capacidade de aplicar validações sobre os dados capturados, combinados com um fluxo de trabalho que pode corrigir erros, realizar o controle de qualidade e monitorar as diversas atividades, garantem melhoraria significativa na qualidade das informações extraídas.

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