Serviços - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTS
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Central permite dinamizar a disseminação da informação e controlar a colaboração e o acesso aos seus arquivos.
É uma solução que integra um conjunto de tecnologias: hardwares; softwares; processos e serviços para a gestão eletrônica de documentos e arquivos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos com controle de segurança segmentado.
No Serviço de Digitalização de Documentos as ferramentas para gestão eletrônica dos documentos são mais limitadas, uma vez que seu principal objetivo é a conversão de tais documentos ao formato digital.
Já o Serviço de GED, devido ao maior grupo de tecnologias e hardwares integrados, entrega muito mais autonomia de gerenciamento e a disseminação segura de tais documentos.
Para controle de versões e ações preventivas de segurança, a Gestão Eletrônica de Documentos permite restringir o tipo de acesso e definir permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se, por exemplo, definir usuários que apenas visualizam ou que podem, ainda, fazer o download ou imprimir um documento.
Empresas que podem utilizar o GED
Empresas de qualquer porte e segmento podem implantar o Serviço de GED para dinamizar sua rotina documental.
Tipos de documentos podem ser gerenciados pelo GED
- Papel
- Microfilme
- Imagem
- Áudio
- Vídeo
- Planilhas eletrônicas
- Arquivos de texto
- Plantas de Engenharia (CAD)
- Dentre outros
Um dos principais diferenciais são os índices de pesquisa, que além dos normalmente utilizados na Digitalização de Documentos, no Serviço de GED podem ser adicionados inúmeros outros que facilitam a pesquisa e localização do documento, como:
- Autor do Documento;
- Data da criação do documento;
- Versão do Documento;
- Pasta de armazenamento do Documento;
- Nome que o cliente trata o documento.
Benefícios do Serviço GED para a Gestão Eletrônica de Documentos
Total controle nos processos de negócio que envolvam informação
Extrema velocidade e precisão na localização de documentos
Mais agilidade no atendimento ao cliente e transações entre empresas
Menos recursos humanos e mais produtividade
Mais eficácia e agilidade na implantação de mudanças em processos
Mais vantagem competitiva sustentável devido à redução significativa do papel
Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas)
Segurança contra extravio ou falsificação de documentos
Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos
Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de incidentes
Dinamiza as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes
ECM – Enterprise Content Management
Enterprise Content Management (ECM) é uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida.
O ECM é aplicado para a Gestão de conteúdo em qualquer Processo de Negócio que tenha em sua rotina Documentos físicos ou eletrônicos com informações estruturadas ou não estruturadas.