Com a crescente demanda por eficiência, muitas empresas enfrentam o desafio de gerenciar grandes volumes de documentos físicos e digitais. Neste contexto, o sistema GED emerge como uma ferramenta fundamental para facilitar a gestão documental.
Assim, trata-se de uma solução estratégica que permite otimizar a organização e o acesso à informação dentro das empresas. Sua implementação traz benefícios significativos, como o controle de versões e a restrição de acesso, possibilitando que cada usuário tenha permissões específicas.
Ao final deste artigo, você entenderá como um sistema GED pode transformar a forma como sua empresa lida com documentos e informações.
Sistema GED: o que é e como funciona?
O sistema GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma abordagem moderna para gerenciar documentos em diversos formatos, incluindo papel, microfilme, imagem, áudio, vídeo e planilhas eletrônicas.
Por ser uma solução integrada, combina tecnologia, processos e serviços para a gestão eficiente de documentos. Seu objetivo é garantir o controle e a acessibilidade de informações em formato digital.
Dessa forma, permite que as empresas organizem suas informações de maneira mais eficaz, reduzindo a dependência de arquivos físicos.
Principais componentes e módulos de uma solução GED
Qual é a composição de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que seja não apenas confiável, mas também robusto e repleto dos recursos imprescindíveis para uma organização? Vamos elucidar essa questão a seguir.
Dentre as funcionalidades que cada entidade deve demandar de um sistema GED, podemos destacar as mais relevantes:
- Gestão do ciclo de vida do documento: administração abrangente desde a criação até a eliminação, incluindo controle de vigência, relatórios de modificações e muito mais;
- Taxonomia e folksonomia: categorização metódica de documentos através de etiquetas, segmentação de comentários, e elaboração de mapas de permissões de acesso;
- Busca contextualizada: um mecanismo de busca veloz e perspicaz, capaz de localizar informações com eficácia;
- Visualização de documentos: uma interface elegante, intuitiva e segura, permitindo a exploração minuciosa de cada aspecto dos documentos, independentemente de seu formato;
- Camadas de aprovação: definição de níveis distintos de aprovação, com dinâmicas de envio direcionadas a diferentes partes interessadas e critérios específicos para cada ação;
- Acesso móvel: a habilidade de acessar todo o ecossistema documental diretamente através de dispositivos móveis.
Quais são as etapas para a implementação do sistema?
Como pode sua empresa efetivar a adoção de um sistema GED? Confira a seguir as principais etapas para uma organização eficaz:
Planejamento e avaliação das necessidades da empresa
Antes de implementar um sistema GED, é fundamental entender as necessidades específicas da empresa. Isso envolve a análise do tipo de documentos que precisam ser gerenciados e como a solução pode atender a essas demandas.
Quais departamentos demandam mais urgentemente a digitalização? De que forma será realizada a captura dos documentos? Em que local serão arquivados? Esta fase é primordial para a estruturação do processo.
Escolha da tecnologia adequada
A escolha do sistema GED deve considerar as necessidades da empresa e a escalabilidade da solução. É importante avaliar as opções disponíveis no mercado para garantir que a tecnologia escolhida se integre bem aos processos existentes.
Treinamento e adaptação da equipe
O sucesso na implementação de um sistema GED depende do treinamento adequado da equipe. Os colaboradores devem ser capacitados para utilizar as novas ferramentas e processos de forma eficaz, maximizando os benefícios do sistema.
Preparação dos documentos
Garanta que os documentos se encontrem em condições ideais de qualidade e legibilidade para serem submetidos à digitalização.
Digitalização de documentos
Esta etapa, considerada mais “manual”, consiste na leitura dos arquivos físicos por um scanner, resultando em sua conversão digital. É fundamental supervisionar rigorosamente esta fase.
Controle de qualidade
Disponha de um responsável para monitorar a qualidade das peças digitalizadas, assegurando que imperfeições ou marcas não comprometam sua legibilidade.
Indexação
Realize a migração para o repositório designado para o armazenamento dos documentos, que geralmente já estão organizados em categorias, como departamento, tópico, data de criação, responsável, entre outros.
Disponibilização
É o momento de integrar o banco de dados dos arquivos ao sistema GED, assegurando que todos os documentos sejam acessíveis com a máxima facilidade e segurança possíveis.
Benefícios do sistema GED para empresas
A adoção de um sistema GED oferece uma série de vantagens significativas que podem transformar a gestão documental dentro das organizações.
Aumento da produtividade
Com a implementação de um sistema GED, as equipes ganham eficiência na busca e no gerenciamento de documentos. O tempo que antes era gasto na localização de informações é drasticamente reduzido, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.
Redução de custos operacionais
A digitalização de documentos permite que as empresas economizem em custos relacionados ao espaço físico, impressão e armazenamento de arquivos. A eliminação de documentos em papel também ajuda a reduzir custos com materiais de escritório.
Melhoria na segurança da informação
Um dos principais benefícios do sistema GED é a segurança dos dados. Com ele, as empresas podem restringir o acesso a informações sensíveis, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a determinados documentos.
Acesso remoto e colaborativo
O sistema GED possibilita o acesso remoto a documentos, essencial em um ambiente de trabalho moderno e colaborativo. Isso permite que as equipes trabalhem em conjunto, mesmo à distância, aumentando a eficiência e a comunicação entre os departamentos.
Sustentabilidade e redução do uso de papel
A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos contribui para a sustentabilidade empresarial. A redução do consumo de papel e a digitalização dos processos ajudam as empresas a se alinharem às práticas ambientais.
Sistema GED e a transformação digital nas organizações
A transformação digital está redefinindo a forma como as empresas operam. O sistema GED é fundamental nesse contexto, pois permite que as organizações se adaptem às novas demandas e desafios do mercado.
Integração com outras soluções tecnológicas
O sistema GED pode ser integrado a outras ferramentas, como sistemas de workflow e BPM (Business Process Management). Essa integração melhora a eficiência e possibilita uma gestão mais eficaz dos processos de negócios.
Papel do GED na automação de processos
A automação de processos é uma tendência crescente, e o sistema GED facilita a automação da captura, armazenamento e recuperação de documentos. Isso resulta em maior agilidade operacional e melhores resultados.
Setores que podem se beneficiar do Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O sistema GED se mostra uma ferramenta valiosa para diversos segmentos, permitindo que organizações de todos os tipos otimizem suas operações. Essa abordagem inovadora se aplica a uma ampla gama de áreas, cada uma com suas particularidades e necessidades.
A seguir, apresentamos exemplos concretos de como diferentes setores podem usufruir dessa solução. Confira!
Setor contábil
A utilização do GED em contabilidade emerge como uma alternativa eficaz para aprimorar os processos financeiros dentro das empresas. Essa ferramenta permite a centralização e o controle de documentos fundamentais, como faturas e recibos.
Ao implementar um sistema de gestão de documentos, torna-se muito mais simples localizar informações relevantes e elaborar relatórios de maneira ágil. Isso não só aumenta a eficiência dos profissionais de contabilidade, mas também acelera a tomada de decisões.
Educação
Em instituições de ensino, a gestão de documentos físicos apresenta-se como um desafio constante, especialmente em escolas de maior porte. Essas instituições lidam com um fluxo intenso de informações diariamente, incluindo registros acadêmicos, notas e cronogramas de aulas.
Um sistema GED elimina a necessidade de arquivos em papel, facilitando o armazenamento e a recuperação de dados. Essa modernização reduz significativamente as dores de cabeça associadas à gestão documental.
Além disso, a ferramenta propicia um compartilhamento seguro de informações sensíveis, como registros de alunos e resultados de avaliações.
Saúde
No setor da saúde, os benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos são evidentes. O armazenamento seguro de registros de pacientes, resultados laboratoriais e imagens médicas é essencial para a manutenção da qualidade do atendimento.
Sistemas GED ajudam hospitais e clínicas a economizar tempo e recursos, reduzindo a dependência de processos baseados em papel. Além disso, esses sistemas garantem que os profissionais de saúde tenham acesso a registros médicos atualizados, o que melhora substancialmente a qualidade do atendimento.
Outro ponto é a mitigação do risco de erros médicos. Ao centralizar as informações em uma única plataforma confiável, o GED oferece uma fonte única de verdade, permitindo que os profissionais tomem decisões fundamentadas.
Setor jurídico
No âmbito jurídico, a adoção de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é vital para escritórios de advocacia e outras entidades do setor legal. Essa tecnologia não apenas acelera o processo de criação, armazenamento e recuperação de documentos, mas também promove uma significativa economia de tempo e custos operacionais.
A segurança é outro aspecto essencial. Ele garante a confidencialidade das informações sensíveis e restringe o acesso apenas a usuários autorizados, o que é crucial em um ambiente onde a privacidade é uma prioridade. Além disso, a tecnologia contribui para a conformidade com legislações e regulamentações pertinentes, evitando problemas legais.
Existem soluções gratuitas no mercado?
Hoje em dia, é bastante comum encontrar soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos disponíveis gratuitamente.
Embora essas plataformas possam, em algumas circunstâncias, auxiliar em certos serviços dentro de uma empresa, elas frequentemente apresentam deficiências que não atendem completamente às necessidades de gestão documental de uma organização.
Vulnerabilidades em segurança da informação
Um dos principais receios que um gestor deve considerar ao escolher um sistema para sua empresa é a segurança. Com o aumento constante de ataques cibernéticos, a chance de vazamento de dados se torna uma preocupação significativa.
Sistemas gratuitos costumam carecer de funcionalidades robustas de proteção, o que pode abrir brechas para invasores, colocando em risco informações sensíveis e a integridade da empresa.
Limitações funcionais
Os softwares de GED sem custo geralmente não oferecem uma gama completa de funcionalidades necessárias para lidar com as diversas demandas documentais que as empresas enfrentam. Essa carência pode levar à insatisfação, pois não conseguem suportar todas as operações requeridas para uma gestão eficaz.
A ausência de recursos essenciais compromete não apenas a eficiência das atividades diárias, mas também pode resultar em uma queda acentuada na produtividade dos colaboradores.
Com processos menos ágeis, a chance de erros aumenta, o que, por sua vez, pode prejudicar a reputação e a confiança que clientes e parceiros depositam na organização.
Veja o que o sistema GED da Central Inf pode oferecer
Adotar um sistema Gerenciamento Eletrônico de Documentos de última geração pode revolucionar os processos de documentação em sua empresa. Essa transformação abrange desde as tarefas mais rotineiras até as operações mais sofisticadas, que exigem recursos tecnológicos avançados.
A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios oferecidos pelo sistema GED da Central Inf.
- Segurança robusta, garantindo a proteção dos dados e políticas de backup;
- Monitoramento eficiente de documentos, permitindo total rastreabilidade e localização precisa;
- Facilidade de uso, com funcionalidades intuitivas que possibilitem um aprendizado rápido e prático para que você e sua equipe consigam utilizar todos os recursos sem complicações;
- Recursos práticos, com diversidade de métodos de pesquisa, facilidade de compartilhamento e visualização detalhada de todo o histórico de alterações, solicitações e associações dos documentos, promovendo maior controle e transparência.
Uma plataforma ideal para os colaboradores deve ter uma interface atrativa e amigável, que seja facilmente compreendida desde os primeiros momentos de uso. O sistema GED da Central Inf se destaca pela sua acessibilidade e simplicidade. Você pode organizar documentos, controlar seu armazenamento e recuperar informações com grande agilidade.
Conheça nossa empresa e otimize sua gestão documental
A transformação digital é uma realidade e a gestão eletrônica de documentos é fundamental nesse processo. Por isso, a Central Inf oferece um portfólio completo de serviços, incluindo armazenamento de documentos e soluções personalizadas para atender às suas necessidades específicas.
Estamos comprometidos em ajudar sua empresa. Nossa experiência em gestão documental eletrônica, digitalização de documentos e microfilmagem garante que suas informações estejam seguras e acessíveis.
Portanto, agora que você já sabe que investir em um sistema GED é uma decisão estratégica que traz benefícios duradouros, entre em contato conosco para modernizar sua gestão documental!
