Gestão de Documentos

 

Serviço de Gestão Documental

A Gestão de Documentos ou Gestão Documental, tem como principal atividade aplicar técnicas e procedimentos com o objetivo de organizar a massa de documentos acumulada e definir novas práticas para a produção, utilização, guarda e descarte de novos documentos.

O serviço de Gestão Documental inicia-se com o levantamento e análise do acervo atual de documentos do cliente, bem como com o levantamento e análise dos atuais processos de negócio que são responsáveis pela criação de novos documentos e por sua utilização.

Após toda essa análise, realizada por consultores especializados, com formação em Biblioteconomia, Arquivologia e Museologia, serão definidos quais serviços e soluções serão integradas para a realização da gestão documental.

Quais os Benefícios da Gestão Documental?

• Uma boa gestão de documentos traz economia sustentável, redução de tempo e de custos operacionais.
• Possibilita melhor administração, controle e manutenção do ciclo de vida documental;
• Facilita a fase de arquivamento e gerenciamento do seu acervo;
• Agilidade na recuperação e no compartilhamento da informação;
• Otimiza o uso da informação;
• Preservação da memória institucional, ou seja, preserva a história e os arquivos importantes para a organização.

Serviços Relacionados

Dentre os serviços e soluções para Gestão Documental, destacam-se:

» Guarda de Documentos ou Arquivo de Documentos, para clientes que demandam apenas espaço físico terceirizado para guarda de seu acervo documental;

» Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Realização de serviços de desmetalização, higienização, acondicionamento, análise, classificação, avaliação, ordenação, padronização e arquivamento de todos os documentos, de acordo com especificações e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Público do Estado de São Paulo (SAESP) e utilizando-se de Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, desenvolvidas especificamente para atender os requisitos e legislações do negócio do cliente.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e da possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» Digitalização de Documentos com certificação digital, de acordo com as regras de negócio do cliente, visando o compartilhamento e o rápido acesso à informação e a eliminação do acervo físico quando permitido pela legislação vigente.

» Expurgo de Documentos de acordo com legislação vigente.

» Atendimento Sob Demanda para Transporte, Fornecimento de novas Embalagens, Movimentação, Pesquisa e Recuperação de Caixas e Documentos, Cópia Autenticada, Digitalização e Expurgo.

A Central Image é especializada em Gestão de Documentos com Serviços e Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. Consulte nossos especialistas e descubra nossas Soluções para sua demanda!

Organização de Documentos

 

Serviço de Organização de Arquivos Ativos e Inativos

Como sua empresa mantém a organização de documentos e Arquivos? E quanto vale o tempo gasto com a localização destes documentos?

Em todo processo de negócio, de qualquer segmento, há a necessidade de uso de documentos e a forma como são gerenciados pode ser determinante tanto para o sucesso de uma transação quanto para a memória institucional de sua empresa.

A melhor solução para prevenir perdas em seu acervo documental e otimizar o acesso a suas informações é investir em mão de obra especializada para executar o serviço de Organização de Documentos e Arquivos.

O Serviço de Organização de Documentos e Arquivos tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e fluxo de documentos nas empresas, por intermédio da aplicação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Para isso, consideramos as seguintes etapas:

• Recepção dos Documentos;
• Tratamento e recuperação dos documentos físicos que apresentam danos;
• Triagem, identificação e tipificação dos arquivos e documentos;
• Organização, ordenação e catalogação;
• Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos para eliminação física de arquivos inativos, vencidos ou que já tenham cumprido os prazos de prova, prescrição e precaução.
• Guarda e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.

Qual a indicação do Serviço de Organização de Documentos e Arquivos?

Toda empresa que possui grande demanda documental, necessita que seus documentos sejam organizados e catalogados corretamente para fácil localização. Com a Terceirização da Organização de Documentos e Arquivos, o cliente percebe ganho imediato de produtividade ao agilizar o acesso a informação. Além disso, este serviço pode ser realizado tanto nas dependências da Central Image, quanto in-loco (no espaço do cliente).

Quais os Benefícios da Organização de Documentos?

Além da correta armazenagem e organização dos documentos, a Terceirização da Organização de Documentos também traz outros benefícios importantes ao gerir seu acervo documental:

• Agilidade nas consultas através de ferramentas adequadas;
• Sistema de identificação e Organização física adequada;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Otimização de espaço;
• Descarte de documentos expirados ou desnecessários, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade;
• Integridade do acervo e rastreabilidade de informações e documentos;
• Redução da perda dos documentos com valor legal, como fiscais e trabalhistas;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Redução dos custos com a administração e manutenção do acervo;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento.

Serviços Relacionados:

» Digitalização de Documentos, com certificação digital, de acordo com as regras de negócio do cliente, visando o compartilhamento e o rápido acesso à informação e a eliminação do acervo físico quando permitido pela legislação vigente.

» Atendimento Sob Demanda para Transporte, Fornecimento de novas Embalagens, Movimentação, Pesquisa e Recuperação de Caixas e Documentos.

» Cópia autenticada de Documentos e Arquivos

» Guarda de Documentos ou Arquivo de Documentos, para clientes que demandam apenas espaço físico terceirizado para guarda de seu acervo documental;

» Desenvolvimento e Aplicação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) de atividades-meio e fim, com a assessoria e consultoria de Biblioteconomistas, Arquivistas e Museologistas.

» Microfilmagem de Documentos, com registro em cartório e autorização do Ministério da Justiça, com a finalidade de preservação do acervo e a possibilidade de eliminação do acervo físico, de acordo com a legislação vigente que dá validade legal ao microfilme.

» Expurgo de Documentos de acordo com legislação vigente.

A integração deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos seus arquivos, garantindo que todos os documentos correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizados e com fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.

A Central Image é especializada em Organização de Documentos e Arquivos com Serviços e Soluções sob medida para atender com eficácia as necessidades do seu negócio. Consulte nossos especialistas e descubra nossas Soluções para sua demanda!