Todas as organizações, sejam públicas ou privadas, precisam lidar com uma grande quantidade de documentos diariamente. Por isso, a necessidade da gestão de documentos é fundamental — principalmente, para empresas que trabalham com um alto volume de dados. Com o avanço da transformação digital, as principais tendências em gestão de documentos aliam tecnologia e sustentabilidade.
As tecnologias de gestão ambiental visam reduzir ou eliminar fatores que são prejudiciais ao meio ambiente por meio de soluções tecnológicas e inovadoras. Na gestão de documentos, a digitalização de documentos e outras ferramentas diminuem o uso de papel e também reduzem os custos da empresa. Afinal, a economia e a sustentabilidade são parceiras.
Continue a leitura para conhecer as principais tendências para gestão de documentos e como a tecnologia pode ajudar nesse processo.
Vamos lá?
Quais são as principais tendências para a gestão de documentos?
A gestão de documentos é muito importante para as empresas, seja qual for o seu tamanho e segmento. Os arquivos contêm informações fundamentais para a realização das atividades e a tomada de decisões.
Com a evolução das tecnologias, novas ferramentas para simplificar a gestão de documentos foram criadas, deixando aquelas imagens de pilhas de papéis em cima da mesa como algo do passado.
Ao incorporar mais inovação e tecnologia na gestão de documentos, as organizações têm um aumento da produtividade e eficiência das suas equipes, entre outros benefícios.
A seguir, confira as principais tendências para gestão de documentos.
Gestão eletrônica de documentos (GED)
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta capaz de reduzir a quantidade de papel utilizado com o uso da tecnologia. Essa solução utiliza hardwares e softwares para administrar toda a gestão de documentos da organização.
Para isso, os documentos passam pelas seguintes etapas:
- Planejamento;
- Preparação dos documentos que serão digitalizados;
- Digitalização de Documentos;
- Controle de qualidade;
- Indexação (permitindo a pesquisa por termos específicos) e;
- Disponibilização dos documentos na plataforma.
A partir desse momento, todos os documentos serão armazenados na nuvem, um servidor online que pode ser acessado a qualquer momento e por diferentes dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones. Para maior segurança das informações, os gestores podem definir as permissões de acesso para cada usuário.
Terceirização dos serviços de gestão de documentos
A terceirização dos serviços de gestão de documentos é chamada de BPO (Business Process Outsourcing) e é uma das principais tendências da área. Com a sua contratação, a empresa de BPO fica responsável pela gestão de documentos para que o cliente possa focar nas suas atividades principais.
Os processos automatizados de BPO são administrados por profissionais especializados e atualizados nas últimas tendências do mercado. Assim, com a terceirização, a empresa ganha mais inovação e tecnologia na gestão de documentos.
Uso de ferramentas para a proteção de dados eletrônicos
Os dados são os bens mais valiosos de uma empresa, pois a partir deles são geradas ideias para o crescimento do negócio. A gestão documental e as tecnologias de informação ajudam na segurança dos dados eletrônicos da organização.
Ao arquivar digitalmente os documentos, os gestores ganham total controle dos processos e maior segurança contra extravios e falsificação. Com a ferramenta é possível definir uma hierarquia para que os colaboradores tenham acesso apenas a documentos autorizados para o seu setor.
O software possui protocolos rígidos de segurança realizando a criptografia dos dados para tornar os documentos inelegíveis se forem interceptados e cria backups (cópias de segurança) de forma automatizada.
Assinatura digital
A assinatura digital é uma das tecnologias de gestão documental que mais ganharam espaço nos últimos anos. Inclusive, alguns documentos já são gerados apenas na versão eletrônica, eliminando a sua versão física.
A assinatura digital é feita no próprio documento eletrônico, sem a necessidade de coletar as assinaturas presencialmente e reconhecer firma em cartório. Ou seja, essa é uma das tendências para gestão de documentos que diminui a burocracia, reduz os custos e agiliza os processos.
Com a assinatura digital o documento possui validade jurídica e dificulta a falsificação, pois a assinatura e o documento são criptografados, garantindo a sua autenticidade e origem.
Como a tecnologia pode ajudar no processo de gestão de documentos?
A tecnologia está cada dia mais inserida na nossa rotina e impactando os processos das empresas. A transformação digital possibilitou às organizações melhorar o desempenho e otimizar seus processos. O uso de ferramentas para simplificar a sua gestão de documentos é um exemplo dessa nova realidade.
Além da agilidade e do maior controle do fluxo de informações, a tecnologia gera diversos benefícios no processo de gestão de documentos, como vamos mostrar a seguir.
1. Redução de custos
O uso de ferramentas para simplificar a gestão de documentos influencia diretamente na redução de custos. Ele é um dos seus principais benefícios e é visível por conta da otimização do fluxo de trabalho que a tecnologia proporciona.
A transformação digital reduz os gastos com papel e com outros processos relacionados a ele, como o transporte e armazenamento dos arquivos físicos, despesas com impressoras, cópias, materiais de escritório e móveis. Por isso, além da economia e de utilizar o papel de forma mais consciente, a digitalização agiliza a localização das informações e aumenta a produtividade das equipes.
2. Maior preservação dos documentos
O manuseio constante e o arquivamento feito de forma inadequada podem causar danos. Os documentos físicos correm um grande risco de sofrer degradação devido a mofo, umidade, ácaros e outros fatores que danificam e podem causar a perda de documentações importantes.
Porém, graças a inovação e tecnologia na gestão de documentos, os arquivos estão protegidos na nuvem e disponíveis para serem acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.
3. Segurança das informações
Quando o assunto é a gestão de documentos, a segurança das informações é fundamental. O uso de um software especializado em gestão de documentos gera uma maior segurança dos dados porque conta com protocolos rígidos de segurança.
Desse modo, os gestores podem criar controles de acesso para saber quem acessou e alterou os documentos, por exemplo. Medidas como essa minimizam o risco da empresa e aumentam a segurança das informações.
4. Preservação do meio ambiente
A digitalização de documentos é uma ferramenta que une a inovação e tecnologia na gestão de documentos com a sustentabilidade. A cópia digital dos arquivos evita impressões desnecessárias e a quantidade de papéis e de materiais de escritório utilizados na rotina de trabalho também são reduzidos porque os documentos são acessados e compartilhados pela internet.
Mas a preservação do meio ambiente não está apenas na redução do uso de papel. O GED e o certificado digital também impactam em outros tipos de consumo, como energia elétrica e combustível utilizado para o transporte dos documentos.
As tendências para gestão de documentos estão utilizando novas tecnologias para aumentar a produtividade e minimizar os custos e os riscos das empresas. Acompanhar as tendências é fundamental para que as organizações públicas e privadas se adaptem às mudanças provocadas pela transformação digital de forma mais rápida e sustentável.
A gestão de documentos é muito importante para as empresas, em especial, para as que lidam com um alto volume de informações. Para saber mais sobre a terceirização dos serviços de gestão de documentos, entre em contato com os nossos consultores!
