Sistema COLD/ERM WEB: Gerenciamento de Relatórios Empresariais

Diariamente, as empresas precisam lidar com um volume enorme de documentos. Por isso, a necessidade de acessar as informações de forma remota, rápida e que não envolva o manuseio da versão física passou a ser uma prioridade. Nesse cenário, o uso da tecnologia Computer Output to Laser Disc (COLD/ERM) está cada dia mais presente nas organizações. 

A denominação mais atual para a tecnologia Computer Output to Laser Disc é ERM (Enterprise Report Management ou Gerenciamento de Relatórios Empresariais, em tradução livre).

Os sistemas de gerenciamento de relatórios empresariais (ERM) são indicados para gerir, manusear e armazenar grandes volumes de relatórios e documentos.

Essa tecnologia é uma solução que substitui a necessidade de armazenamento de documentos em papel ou no formato de microfilmes e microfichas.

Neste artigo, vamos nos aprofundar na tecnologia COLD/ERM WEB e mostrar como ela funciona e quais são as principais vantagens de aplicá-la no seu negócio. 

Boa leitura!

O que é COLD Web? O que é a tecnologia COLD/ERM WEB (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

Os softwares COLD/ERM fornecem a solução perfeita para apresentar informações no formato com o qual as pessoas estão familiarizadas — como uma réplica exata do documento em papel em que foram impressas. 

A sigla COLD corresponde a Computer Output to Laser Disc e trata-se de um sistema para arquivamento de dados como registros de negócios e relatórios em um formato compactado, mas facilmente recuperável.

O software COLD/ERM WEB (gerenciamento de relatórios empresariais) é a maneira mais econômica de disponibilizar relatórios de transações, documentos de comércio eletrônico, faturas e extratos por meio da intranet ou da internet. Ele pode ser utilizado em diferentes tipos de relatórios, como:

  • Livro razão; 
  • Livro diário; 
  • Balancetes; 
  • Relatórios Financeiros;
  • Folhas de pagamento; 
  • Movimentações de extrato de conta-corrente e; 
  • Extratos de Contas de Depósito e de Investimento;
  • Faturas de cartões. 

Desse modo, os colaboradores têm acesso a todas as informações que precisam a qualquer momento e de qualquer lugar. O acesso ao Sistema COLD/ERM WEB é concedido apenas para os usuários autorizados pela empresa que, a partir de um login e senha, conseguem utilizar a ferramenta. 

Como funciona o Sistema COLD/ERM WEB (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

A implantação do Sistema COLD/ERM é estratégica para as organizações que precisam lidar com um alto volume de documentos e informações. Os dados são transferidos, armazenados e indexados para, então, serem disponibilizados para consulta. Em seguida, os arquivos são acessados de forma rápida pela internet ou rede local da empresa (intranet). 

A tecnologia COLD/ERM trata páginas de relatórios, incluindo os processos de:

  • Captura;
  • Indexação;
  • Armazenamento;
  • Gerenciamento e;
  • Recuperação de dados.

Os documentos são indexados para que sejam facilmente encontrados, sendo apresentados como uma réplica exata do documento físico original. O acesso às informações é controlado e pode ser compartilhado com colaboradores, fornecedores e clientes por e-mail ou pela internet.

O setor bancário, por exemplo, utiliza essa tecnologia há anos. Ela possibilita que os clientes tenham acesso ao sistema e consiga visualizar e imprimir informações como extratos e faturas. O autoatendimento promove uma maior agilidade no atendimento, aumento da satisfação dos clientes e redução de custos, sendo uma estratégia cada vez mais presente nas empresas. 

A principal finalidade do Gerenciamento de Relatórios Empresariais (ERM/COLD WEB) é que os relatórios sejam armazenados de forma otimizada, segura e em meios de baixo custo, mantendo-se na sua forma original. Essas são apenas algumas das vantagens dessa tecnologia, como mostraremos a seguir. 

Quais as vantagens do Sistema COLD WEB/ERM (Gerenciamento de Relatórios Empresariais)?

Os sistemas COLD tornam desnecessário arquivar relatórios em equipamentos do tipo Mainframe (computadores de grande porte) ou em formato impresso e são mais fáceis de trabalhar do que as microfichas, uma solução analógica já descontinuada. Além disso, ele é uma solução 100% digital que promove mais agilidade para acessar os conteúdos, aumentando a produtividade das equipes. 

Ele fornece uma solução completa e personalizada para a realidade de cada cliente, podendo ser utilizado em diferentes setores, como atendimento ao cliente, comércio eletrônico, agências governamentais, departamentos jurídicos e contábeis, entre outros. 

Entre as principais vantagens do Sistema COLD/ERM WEB estão: 

Armazenamento otimizado

Um dos principais diferenciais da tecnologia COLD/ERM WEB é a sua alta capacidade de compactação de dados. Dessa forma, ela consegue armazenar um alto volume de dados e ainda apresentar o resultado das consultas com rapidez. 

As informações são transferidas na forma de relatórios e formulários. Em seguida, a partir de uma pesquisa que segue os critérios definidos para cada relatório, o usuário consegue visualizar o resultado na tela e imprimir apenas os documentos necessários. 

O sistema também possibilita a análise de dados históricos e atuais de forma otimizada com diferentes visualizações de relatórios para consultas personalizadas. Por essa e outras vantagens, empresas de todos os segmentos se beneficiam com o uso da tecnologia COLD WEB.

Maior Segurança

A segurança da informação é uma preocupação cada vez maior entre as empresas. O Sistema COLD/ERM WEB foi desenvolvido para manter os dados protegidos, sem sofrer danos e sendo acessados apenas por pessoas autorizadas.

Para isso, ele conta com um controle de acesso para que as informações de um determinado relatório seja disponibilizado apenas para usuários autorizados. 

Baixo Custo

Outra grande vantagem do Sistema COLD/ERM WEB é a redução de custos que ela promove na empresa, pois os dados são armazenados em repositórios mais baratos que os de origem como os Mainframes. O uso dessa tecnologia reduz — e, em muitos casos, pode eliminar — a necessidade de guardar as versões físicas do documento em papel ou em microfilmes. 

Com isso, a organização também se beneficia com a redução de custos com impressão e armazenamento (incluindo os gastos com espaço físico, móveis e materiais), e também com o aumento da produtividade das equipes.

O Sistema COLD WEB/ERM armazena documentos de forma eletrônica, sendo capaz de apresentá-los como uma réplica exata do documento físico original. A solução atende a empresas de todos os segmentos, contribuindo para a redução de custos, aumento do espaço físico disponível, possibilita uma maior segurança de dados, entre outras vantagens.

A Central Inf é uma empresa especialista em soluções de COLD/ERM, sendo uma das principais empresas do país a trabalhar com essa tecnologia. Essa solução atende a diferentes segmentos de forma personalizada para atender as necessidades de cada negócio. Para saber mais, agende uma avaliação com a nossa equipe!

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