MICROFILMAGEM ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
A Microfilmagem eletrônica de Documentos é o processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Garante total fidelidade ao documento original, transformando os arquivos físicos de papel em microfilme.
O microfilme é o recurso mais adequado para a armazenagem segura do seu acervo documental, garantindo sua integridade por até 500 anos e com validade jurídica.
Empresas que utilizam a microfilmagem eletrônica
A microfilmagem está presente em todas as organizações que geram grande massa de documentos, como por exemplo:
Órgãos públicos
Seguradoras
Empresas financeiras
Bibliotecas e universidades
Dentre outras empresas que demandam a preservação e integridade do seu acervo documental por longo período.
Vantagens da Microfilmagem
Redução do Volume Documental, convertendo grande massa de documentos em rolos de microfilme de mínima ocupação física. É possível armazenar até 6.000 faces de documentos, ou o equivalente a 6 caixas arquivo , em um único rolo de microfilme
Assegurar Durabilidade, Integridade, Autenticidade e Validade Jurídica dos Documentos
Tipos de Microfilmagem
Microfilmagem Convencional: utiliza equipamentos do tipo Planetário ou Rotativo com geração de microfilmes de 16mm ou 35mm de 100 ou 215 pés a partir do documento físico.
Microfilmagem Eletrônica: com geração de microfilmes de 16mm de 100 ou 215 pés a partir da imagem digital dos documentos.
Etapas da Microfilmagem de Documentos
Após recebimento e análise do seu acervo documental, o serviço de microfilmagem de documentos inclui as seguintes etapas:
-
Captura das faces dos documentos (microfilmagem)
-
Revelação dos microfilmes em laboratório certificado
-
Controle de Qualidade dos microfilmes
-
Duplicação do microfilme original em cópias de segurança
-
Registro em cartório dos microfilmes
-
Guarda segura dos microfilmes em ambiente climatizado e controlado
-
Atendimento Sob Demanda para Cópia Consulta (Traslado de Microfilmes)
Concluídas as etapas acima, os microfilmes são catalogados em sistema para pesquisa, localização e recuperação.
Já os documentos originais, podem ser digitalizados e indexados para acesso, controle e localização das informações contidas nos documentos de forma eletrônica.
Por fim, os documentos físicos podem ser descartados de acordo com a legislação vigente e o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos correspondentes.