Entenda como funciona a Micro Filmagem Eletrônica e melhore a gestão de documentos da sua empresa
Armazenar documentos físicos se tornou algo muito ultrapassado, isso porque você não pode arriscar perder os arquivos devido à alta vulnerabilidade do papel, que pode ser danificado, rasgado, sofrer com incidentes de água ou fogo, e até mesmo mofar ou estragar quando guardados em locais inadequados, perdendo toda a sua legibilidade e até mesmo a validade jurídica por não estar em bom estado.
A melhor solução para preservar os arquivos é convertê-los para o mundo digital e armazená-los em microfilmes, através da Microfilmagem Eletrônica de Documentos. Essa é a maneira mais eficiente para preservar toda as informações e documentos a longo prazo, com garantia de legibilidade e durabilidade.
O que é Microfilmagem Eletrônica?
A Microfilmagem Eletrônica é um processo de “fotografia” dos documentos, que consiste no armazenamento de dados em microfilme. Os documentos digitalizados (essas “fotografias”) ficam registrados de forma segura por até 150 anos, sem a possibilidade de alteração do conteúdo original.
O processo da Microfilmagem Eletrônica é realizado a partir da digitalização dos documentos, por isso, também oferece a versão digital do arquivo, além do microfilme, criado a partir das imagens capturadas. Os microfilmes gerados são de 16mm de 100 ou 215 pés. Você também pode contar com uma cópia digital do acervo para acesso descentralizado e remoto, utilizando nossa solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
A Microfilmagem Eletrônica está muito presente em bibliotecas, universidades, seguradoras, empresas financeiras, órgãos públicos e diversas outras empresas que demandam a preservação e integridade de um acervo documental por longo período, já que este tipo de serviço ajuda na redução do volume documental, convertendo grandes massas de documentos em rolos de microfilme de mínima ocupação física, assegura durabilidade, integridade, validade jurídica e muito mais.
Como funciona a Microfilmagem Eletrônica de Documentos?
Existem leis, decretos e pareceres publicados pelo Governo Federal que falam sobre o processo de microfilmagem que, de maneira direta, é uma tecnologia usada para preservar informações e documentos, tornando-os mais seguros e evitando que ocorram alterações em seu conteúdo. Mas, você precisa saber que existem diferenças entre a Microfilmagem Convencional e a Microfilmagem Eletrônica.
A principal diferença entre as duas soluções é a natureza dos procedimentos adotados e a plataforma que utilizam para realizar o processamento, mas é bem fácil entender de maneira prática isso, por exemplo:
Microfilmagem Convencional
O processo é realizado através do documento físico (papel), e acontece de maneira analógica, todos os documentos são registrados exclusivamente em películas, utilizando equipamentos do tipo Planetário ou Rotativo com geração de microfilmes de 16 mm ou 35 mm de 100 ou 215 pés a partir do documento físico.
Principais benefícios da Microfilmagem Eletrônica de Documentos
Conhecido como o método mais seguro de preservação de arquivos, a Microfilmagem Eletrônica de Documentos possui diversos benefícios para todos os documentos físicos da sua empresa, confira alguns:
- Uso de película (mídia analógica) imune a obsolescência de hardwares;
- Longa durabilidade do microfilme;
- Preservação dos documentos e de seu conteúdo contra alterações e deteriorações;
- Cria uma cópia de segurança em versão digital através da digitalização dos documentos;
- Redução do espaço físico ocupado;
- Garante sustentabilidade empresarial;
- Facilidade de acesso e uso dos dados;
- É compatível com softwares de gestão documental;
A Microfilmagem Eletrônica de Documentos tem validade jurídica?
Conforme a Lei n° 5.433/1968 e o Decreto n° 1.799/1996, o processo de Microfilmagem Eletrônica tem validade jurídica, já que um documento, depois de microfilmado, possui o mesmo valor legal da versão física, inclusive podendo descartar o original.
Sendo uma alternativa muito eficaz para preservar documentos, com uma tecnologia segura e confiável, contar com uma empresa totalmente especializada, como a Central INF é fundamental para garantir o sucesso em todos os processos da operação.
Qual a diferença entre microfilmagem e digitalização?
A microfilmagem e a digitalização são técnicas de atualização diferentes, porém, algumas pessoas têm dúvidas sobre esse tema. Ao conhecer as diferenças e finalidades de cada uma, é possível avaliar o impacto que elas podem proporcionar para a gestão documental da empresa.
Ambas técnicas contribuem para a redução de custos com o armazenamento dos arquivos e fazem uma cópia do documento original. Assim, ela passa a ser a versão utilizada para consultas, ajudando na preservação do documento físico.
Como já mostramos o que é e quais são os principais benefícios da microfilmagem, vamos focar na técnica de digitalização. Ela utiliza um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e um equipamento de digitalização (o scanner é o mais utilizado). Com isso, os documentos são digitalizados e armazenados virtualmente na nuvem ou em pastas eletrônicas.
Um dos principais benefícios da digitalização é a possibilidade de visualizar os arquivos a qualquer momento e de forma simultânea com outros usuários. A microfilmagem eletrônica não permite esse tipo de consulta, tornando as técnicas complementares.
A digitalização também melhora a legibilidade de documentos deteriorados e possibilita a criação de um banco de dados para organizar e diminuir o tempo de busca das informações. A partir do decreto nº 10.278/2020 a versão digital do documento também passa a ter validade jurídica, desde que ele siga todas as regras previstas no decreto.
Dito isso, analisando as diferenças e vantagens da microfilmagem eletrônica e da digitalização, adotar um sistema que combine as duas técnicas é a melhor estratégia para a gestão documental das empresas. A Central Inf oferece uma solução completa contendo todas as etapas do fluxo de gestão de documentos — o que inclui o processo de digitalização —, e posteriormente, a microfilmagem.
Como realizar a Microfilmagem Eletrônica dos Documentos?
Ao contar com uma empresa especializada como a Central INF, logo após receber e analisar todo o seu acervo documental, o serviço de Microfilmagem Eletrônica de Documentos passa por algumas etapas, como:
- Preparação;
- Organização: ordenação alfabética/numérica/cronológica;
- Digitalização dos documentos (conversão do meio físico para o digital);
- Geração dos microfilmes a partir das imagens dos documentos;
- Revelação dos microfilmes em laboratório certificado pelo fabricante;
- Controle de qualidade dos microfilmes;
- Duplicação do microfilme original em cópias de segurança;
- Registro em cartório dos microfilmes;
- Guarda segura dos microfilmes em ambiente climatizado e controlado;
- Atendimento sob demanda para cópia consulta (traslado de microfilme ou cópia em papel).
- Disponibilização das imagens dos documentos em Solução WEB de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para consultas online.
Após concluir todas as etapas, todos os microfilmes ainda são catalogados em sistema para pesquisa, localização e recuperação.
Já os documentos originais, podem ser armazenados em nossos Armazéns seguros ou destruídos conforme a legislação vigente.
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