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Digitalização de Documentos

A digitalização de documentos reduz a utilização de papel, libera espaço físico, e traz maior agilidade nos seus processos de negócio, garantindo a integridade dos seus documentos.

Documentos que podem ser digitalizados

Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formato eletrônico.

Tipos de documentos: Papel, Livros, Jornais, Folders, Encadernações, Plantas de Engenharia, Grandes formatos (A3 a A0)

Qualidade do arquivo: preto e branco, tons de cinza e colorido.

Formatos de arquivo: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, PNG, dentre outros formatos padrões de mercado.

Vantagens da Digitalização de Documentos e Arquivos

  • Fácil compartilhamento e consulta através de software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
  • Permite que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Intranet ou Web, com total segurança e rastreabilidade.

Formatos de arquivo: PDF, PDF/A, TIFF, JPG, PNG, dentre outros formatos padrões de mercado.

Etapas da Digitalização de Documentos

  • Preparação

    Os documentos são higienizados, desmetalizados, restaurados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.

  • Digitalização

    Os documentos em papel são escaneados e transformados em imagens digitais através de scanners profissionais de alta velocidade, com recursos tecnológicos de melhoria de imagens e armazenados em servidores e storages de alta disponibilidade.

  • Indexação

    São gerados índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, para facilitar a localização e recuperação dos documentos. É possível, também, realizar OCR Full-Text de todo o conteúdo do documento para aumentar as possibilidades de pesquisa, localização e recuperação. Pode-se, ainda integrar com bases de dados fornecidas pelo cliente para validação e complementação das informações.

  • Controle de qualidade

    Cada um dos documentos passa pelo controle de qualidade visual, para verificação da qualidade das imagens e dos índices gerados, antes de serem disponibilizados ao cliente.

Benefícios do Serviço de Digitalização de Documentos e Arquivos

Permite o compartilhamento e o acesso simultâneo entre colaboradores, com a visualização instantânea de todos os documentos referentes a um processo de negócio

Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos

Redução de custo com recuperação, cópias e impressão de documentos

Redução de espaço físico destinado ao acervo

Redução de custo com mão de obra interna para gerenciamento humano destes documentos

Segurança das informações

Integração de dados ativos e históricos

Backup de segurança dos arquivos

 

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