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GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos  permite dinamizar a disseminação da informação e controlar a colaboração e o acesso aos seus arquivos.

É uma solução que integra um conjunto de tecnologias: hardwares; softwares; processos e serviços para a gestão eletrônica de documentos e arquivos que demandam acessos simultâneos e colaboração de diversos departamentos com controle de segurança segmentado.

 

Empresas que podem utilizar o GED

Empresas de qualquer porte e segmento podem implantar o Serviço de GED para dinamizar sua rotina documental.

Tipos de documentos podem ser gerenciados pelo GED

Diferença entre o GED e a Digitalização de Documentos

No Serviço de Digitalização de Documentos as ferramentas para gestão eletrônica dos documentos são mais limitadas, uma vez que seu principal objetivo é a conversão de tais documentos ao formato digital.

Já o Serviço de GED, devido ao maior grupo de tecnologias e hardwares integrados, entrega muito mais autonomia de gerenciamento e a disseminação segura de tais documentos.

Um dos principais diferenciais são os índices de pesquisa, que além dos normalmente utilizados na Digitalização de Documentos, no Serviço de GED podem ser adicionados inúmeros outros que facilitam a pesquisa e localização do documento, como:

  • Autor do Documento;
  • Data da criação do documento;
  • Versão do Documento;
  • Pasta de armazenamento do Documento;
  • Nome que o cliente trata o documento.


Para controle de versões e ações preventivas de segurança, a Gestão Eletrônica de Documentos permite restringir o tipo de acesso e definir permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se, por exemplo, definir usuários que apenas visualizam ou que podem, ainda, fazer o download ou imprimir um documento.

Benefícios do Serviço GED para a Gestão Eletrônica de Documentos

Total controle nos processos de negócio que envolvam informação

Extrema velocidade e precisão na localização de documentos

Mais agilidade no atendimento ao cliente e transações entre empresas

Menos recursos humanos e mais produtividade

Mais eficácia e agilidade na implantação de mudanças em processos

Mais vantagem competitiva sustentável devido à redução significativa do papel

Otimização de custos dos recursos destinados a equipamentos, espaço físico e mão de obra

Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas)

Controle absoluto sobre o ciclo de vida documental

Segurança contra extravio ou falsificação de documentos

Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos

Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de incidentes

Dinamiza as atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes

ECM – Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) é uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida.

O ECM é aplicado para a Gestão de conteúdo em qualquer Processo de Negócio que tenha em sua rotina Documentos físicos ou eletrônicos com informações estruturadas ou não estruturadas.

VANTAGENS DO ECM

Simplificar a captura de dados, transformando campos estáticos em editáveis, bem como imagens em dados manipuláveis

Permitir que as informações sejam compartilhadas e se tornem acessíveis de forma dinâmica e ágil

Reduzir o excesso de papel e otimizar o espaço físico e digital

Atender à Conformidade Documental e Legal

Controle de versionamento de documentos

Disseminação da Informação online e off-line

Controle sobre a informação durante todo o seu ciclo de vida

Melhor produtividade através do fácil acesso à informação

Extração de dados ágil e eficaz: com a aplicação de ferramentas de OCR, ICR, OMR e FORMS

Controle de Compartilhamento e colaboração: através das ferramentas do ECM, apenas usuários autorizados poderão compartilhar e colaborar com a criação de um documento ou interagir em um processo eletrônico

Reduz o tempo de acesso aos conteúdos e documentos, garantindo maior efetividade nas tomadas de decisões do negócio

 

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