Por que digitalizar com segurança é essencial?
Vivemos em uma época em que a transformação digital avança rapidamente, por isso, digitalizar documentos com segurança não é mais uma opção, mas uma necessidade. Além disso, otimiza o acesso à informação, reduz o acúmulo de papel, melhora processos e garante conformidade com leis como a LGPD.
No entanto, sem os devidos cuidados, a digitalização pode colocar sua empresa em risco, expondo documentos sigilosos a vazamentos, perdas ou até invalidando-os juridicamente.
O que significa digitalizar com segurança?
Digitalizar com segurança vai muito além de escanear e salvar em uma pasta no computador. Trata-se de um processo estruturado que garante:
● Autenticidade do documento;
● Integridade dos dados;
● Acesso controlado;
● Armazenamento protegido;
● Rastreabilidade de alterações.
Quais documentos exigem mais atenção?
Alguns documentos, se comprometidos, podem gerar prejuízos legais, financeiros e de reputação. Por isso, exigem máxima segurança na digitalização:
● Contratos e documentos jurídicos;
● Notas fiscais e documentos contábeis;
● Prontuários médicos ou informações sensíveis;
● Documentos com dados pessoais (CPF, RG, endereço etc.).
Os riscos de uma digitalização amadora
Uma digitalização feita de forma incorreta pode acarretar:
● Vazamento de dados;
● Documentos ilegíveis ou inválidos;
● Perda de arquivos;
● Descumprimento da LGPD;
● Multas e processos jurídicos.
Para evitar esses problemas, é essencial contar com processos padronizados, ferramentas adequadas e profissionais especializados.
Boas práticas para digitalizar documentos com segurança
1. Use scanners profissionais com OCR (reconhecimento óptico de caracteres).
2. Padronize processos: checklist de qualidade, protocolos de armazenamento e rotinas de backup.
3. Implemente controle de acesso: só pessoas autorizadas devem acessar os arquivos
digitalizados.
4. Armazene em nuvem segura com criptografia.
5. Realize backups regulares.
Entenda também como funciona um processo profissional de digitalização de documentos e quais cuidados são tomados.
Tecnologia e sistemas que fazem diferença
Para garantir uma digitalização segura, conte com:
● Software GED (Gestão Eletrônica de Documentos);
● Assinatura digital com validade jurídica;
● Ambiente em nuvem criptografado com controle de acesso e logs;
● Plataformas compatíveis com a LGPD e ISO 27001.
Com uma gestão documental eficiente ajuda a organizar, acessar e proteger seus arquivos digitais com segurança.
O papel da LGPD na digitalização
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige o controle e a proteção de dados pessoais em qualquer meio, físico ou digital. Nesse sentido, a digitalização, é essencial:
● Ter uma base legal para tratar dados sensíveis;
● Garantir o consentimento do titular, quando necessário;
● Implementar medidas técnicas para proteger os dados.
Digitalizar internamente ou contratar uma empresa?
Terceirizar a digitalização pode ser uma solução segura e eficiente, desde que a empresa contratada siga protocolos rigorosos de segurança da informação e possua infraestrutura adequada. Vantagens da terceirização:
● Agilidade;
● Conformidade legal;
● Profissionais especializados;
● Economia de tempo e recursos.
Conclusão
Digitalizar com segurança é proteger os dados da sua empresa e dos seus clientes, garantindo conformidade legal e evitando riscos desnecessários. Além disso, após a digitalização, garantir a guarda segura dos documentos físicos ainda pode ser necessário em alguns casos.
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