Entenda como proteger sua empresa de riscos jurídicos.
A importância do tema
Você sabia que nem todo arquivo escaneado tem valor legal?
Muitas empresas ainda acreditam que basta usar um scanner ou tirar uma foto para ter um documento válido em uma auditoria ou processo judicial. O problema é que, se essa digitalização não seguir as normas técnicas e jurídicas, ela pode ser considerada apenas uma cópia simples — sem nenhuma força probatória.
O resultado? Multas, processos, perda de provas em juízo e grandes prejuízos financeiros.
Por isso, entender o que são documentos digitalizados com validade jurídica e como realizar esse processo corretamente é essencial para qualquer organização que queira trabalhar de forma segura e em conformidade com a lei.
Documentos digitais X documentos digitalizados
Antes de avançar, é importante diferenciar dois conceitos que costumam ser confundidos:
- Documento digital: é aquele que já nasce no meio eletrônico, como uma nota fiscal eletrônica (NF-e), um e-mail assinado digitalmente ou um contrato eletrônico.
- Documento digitalizado: é a conversão de um documento físico (em papel) para o formato eletrônico, geralmente em PDF.
Somente o documento digitalizado precisa seguir normas legais para que possa substituir o original em papel com plena validade jurídica.
O que dá validade jurídica à digitalização?
Para que um documento digitalizado seja aceito legalmente, ele precisa atender a três requisitos fundamentais:
- Autenticidade: comprovar quem é o autor ou responsável pelo documento.
- Integridade: garantir que o conteúdo não foi alterado após a digitalização.
- Conservação: assegurar que o documento permanecerá disponível, acessível e íntegro pelo período exigido pela lei ou tabela de temporalidade.
Em resumo, digitalizar com validade legal significa criar uma cópia fiel e confiável, que possa substituir o original em papel sem riscos de contestação jurídica.
O que diz a legislação brasileira
O Brasil avançou muito nos últimos anos em normas que tratam da digitalização de documentos. Veja a linha do tempo:
- MP 2.200-2/2001: instituiu a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que garante autenticidade e integridade por meio da certificação digital.
- Lei nº 12.682/2012: foi a primeira a tratar da digitalização e do arquivamento de documentos públicos e privados, estabelecendo a possibilidade de substituir o papel pelo digital.
- Lei nº 13.874/2019 – Lei da Liberdade Econômica: atualizou a Lei nº 12.682/2012 e reforçou a validade jurídica dos documentos digitalizados, ampliando a segurança jurídica para empresas e cidadãos.
- Decreto nº 10.278/2020: regulamentou a lei e definiu os padrões técnicos obrigatórios, como:
- Resolução mínima de 300 DPI;
- Formatos de arquivo aceitos (PDF/A);
- Garantia de integridade do conteúdo;
- Uso de certificação digital ICP-Brasil.
Em resumo: a legislação permite substituir o papel por documentos digitais, mas somente se a digitalização respeitar os critérios legais e técnicos.
Quais documentos podem (ou não) ser descartados?
Outro ponto importante é entender quais documentos podem ser eliminados após a digitalização.
- Podem ser descartados: documentos administrativos e fiscais que tenham sido digitalizados conforme os requisitos do Decreto nº 10.278/2020, com processos auditáveis e certificados.
- Devem ser preservados: documentos históricos, escrituras, registros com valor permanente ou que constem em tabelas de temporalidade como de guarda permanente. Conte com a Central para soluções especializadas em guarda segura de documentos.
Muitas empresas cometem o erro de destruir o documento físico sem obedecer a essas regras — e só percebem o problema quando precisam apresentar uma prova em juízo ou em auditoria.
Riscos de uma digitalização sem validade legal
Não seguir as normas da lei da digitalização pode gerar sérias consequências, como:
- Invalidação de documentos em auditorias ou fiscalizações;
- Perda de provas em disputas judiciais;
- Multas por descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Danos financeiros e à reputação da empresa.
É como jogar no lixo o único documento que poderia proteger sua organização.
Boas práticas para garantir validade legal
Para que a digitalização realmente tenha valor jurídico, algumas práticas são indispensáveis:
- Usar equipamentos profissionais de digitalização com resolução mínima de 300 DPI;
- Utilizar software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) com trilhas de auditoria e controle de versões;
- Aplicar certificação digital ICP-Brasil nos casos exigidos pela lei;
- Seguir os padrões e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);
- Trabalhar com empresas especializadas em gestão documental e conformidade legal.
Como a Central Inf ajuda sua empresa
A Central Inf é referência em digitalização de documentos com validade jurídica. Nosso processo segue rigorosamente as normas legais e garante:
- Digitalização com valor jurídico reconhecido, conforme a Lei nº 12.682/2012, a Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e o Decreto Federal nº 10.278/2020;
- Conformidade com a LGPD e normas de auditoria;
- Processos auditáveis e sistemas certificados;
- Orientação especializada sobre guarda, digitalização e eliminação de documentos.
Assim, sua empresa pode eliminar o excesso de papel com segurança, sem correr o risco de perder informações essenciais em uma fiscalização ou processo judicial.
Conclusão
Digitalizar documentos com validade legal é muito mais do que escanear.
É um processo estruturado, baseado em normas técnicas e jurídicas, que protege sua empresa contra riscos legais e garante que o documento digital tenha o mesmo peso do original em papel.
Sem essa segurança, você pode estar comprometendo a gestão documental do seu negócio e abrindo espaço para prejuízos sérios.
Quer proteger sua empresa e eliminar o medo de perder documentos importantes?
Com a Central Inf você tem a certeza de que cada documento digitalizado segue os padrões legais, garantindo segurança, validade jurídica e tranquilidade.
