Se você chegou aqui pesquisando por “digitação de documentos”, ótima notícia: em minutos você vai entender, sem juridiquês, por que as empresas modernas estão trocando a digitação pela digitalização, ganhando velocidade, segurança e possibilidade de validade legal.
O que é digitação de documentos?
A digitação de documentos é o processo manual de reproduzir o conteúdo do papel no computador, normalmente com um digitador copiando palavra por palavra para um editor de texto ou planilha. Esse método foi muito comum nos anos 1980 e 1990, quando scanners profissionais, OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e sistemas de gestão ainda eram pouco acessíveis.
Hoje, porém, a digitação é lenta, cara, sujeita a erros e não confere valor jurídico por si só.
Exemplo prático: para registrar 1.000 contratos apenas por digitação, uma empresa gasta muitas horas e corre risco de erros de transcrição (um número invertido pode derrubar um relatório, um nome incorreto pode comprometer um processo).
Quando ainda faz sentido? Casos pontuais de transcrição (ex.: trechos ilegíveis ao scanner ou campos manuscritos que exigem conferência humana). Mesmo assim, a digitação tende a ser complementar, não o método principal.
Limitações da digitação de documentos
- Alto custo de tempo e mão de obra: cada página precisa ser reescrita manualmente.
- Risco de erros humanos: um caractere errado pode invalidar um dado crítico ou exigir retrabalho.
- Sem validade jurídica: o arquivo digitado é apenas uma cópia do conteúdo; não equivale ao original em papel.
- Baixa produtividade e pouca escala: grandes volumes tornam o processo demorado e caro.
- Segurança limitada: raramente há rastreabilidade consistente (quem digitou, quando, sob quais controles) e trilha de auditoria.
Digitalização: a evolução natural da Digitação
A digitalização de documentos substitui a digitação porque é um processo técnico capaz de entregar velocidade, escala, segurança e, quando conduzido conforme as normas, efeitos legais equivalentes aos do papel.
Como funciona em linhas gerais:
- Preparo do acervo (higienização, organização, codificação);
- Escaneamento em alta resolução com parâmetros adequados ao tipo documental;
- OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para tornar o conteúdo pesquisável;
- Metadados e cadeia de custódia (quem, quando, de onde veio, identificadores);
- Garantias de integridade (hash, controle de versões, trilha de auditoria);
- Padrões de preservação (ex.: PDF/A) e armazenamento seguro (GED/ECM ou nuvem);
- Assinatura eletrônica e carimbo de tempo, quando aplicável ao fluxo.
Com isso, o arquivo digitalizado oferece:
- Autenticidade (origem e autoria rastreáveis);
- Integridade (sem alterações indevidas);
- Acesso rápido e seguro;
- Possibilidade de validade jurídica, quando atendidos os requisitos legais e técnicos.
Digitação x Digitalização: comparação direta
Digitação: é o processo manual de inserir dados em sistemas ou documentos. Embora seja uma forma de organizar informações, depende do fator humano, está sujeita a erros, é mais lenta e não garante integração entre plataformas.
Digitalização: é moderna, eficiente e segura, e prepara sua empresa para automação, analytics e integração com sistemas.
O que diz a lei sobre a digitalização
Diferente da digitação, a digitalização é reconhecida legalmente quando segue requisitos definidos pela legislação brasileira. Em especial:
- Lei nº 12.682/2012 — trata da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletrônicos e autoriza a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados;
- Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) — reconhece o arquivamento digital e prevê a regulamentação técnica para equiparação de efeitos ao original;
- Decreto nº 10.278/2020 — regulamenta as leis acima e estabelece a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais (qualidade de imagem, metadados, cadeia de custódia etc.);
- MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) — base para assinaturas digitais; utilizada em muitos fluxos de validação e não repúdio;
- LGPD – Lei nº 13.709/2018 — regras para o tratamento seguro de dados pessoais nos documentos;
- Resolução CNJ nº 324/2020 — no âmbito do Judiciário, define diretrizes de gestão documental e memória; serve como referência setorial.
Atenção: após a digitalização em conformidade, muitas categorias de documentos podem ter o mesmo efeito jurídico do original, autorizando descarte do papel conforme as regras de guarda e excetuando itens de valor histórico (que devem ser preservados fisicamente).
Vantagens práticas da digitalização
- Redução de custos operacionais e de espaço físico;
- Eliminação do acúmulo de papel (respeitando prazos e exceções);
- Busca ágil (OCR + metadados) e resposta rápida a auditorias e fiscalizações;
- Conformidade com a LGPD e com políticas de segurança da informação;
- Produtividade e escalabilidade para grandes volumes;
- Integração com GED/ECM e automação de fluxos.
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E quando não é possível eliminar o papel?
Alguns documentos precisam ser mantidos fisicamente por exigência legal ou valor histórico. Nesses casos, a solução é a Guarda de Documentos, que garante armazenamento seguro, rastreável e em conformidade.
Conclusão
A digitação de documentos foi importante no passado, mas hoje é um processo caro, lento e arriscado. A digitalização é a alternativa moderna que entrega segurança, produtividade e possibilidade de validade legal quando realizada conforme as normas.
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