Uma decisão que pode custar caro.
Muitos gestores ainda acreditam que digitar documentos é suficiente para manter informações em formato digital. Na prática, depender de digitação pode custar caro: consome tempo, aumenta o risco de erros e fragiliza a segurança jurídica.
De um lado, a digitação, processo manual e ultrapassado. Do outro, a digitalização, que entrega eficiência, segurança e possibilidade de produzir os mesmos efeitos legais do original quando executada conforme as normas.
Este artigo vai além das definições: compara custos, riscos e impactos de cada escolha no dia a dia da sua empresa.
Digitação de documentos: o risco invisível
A digitação é a transcrição manual do conteúdo do papel para o computador (texto ou planilha). Parece simples, mas esconde armadilhas:
- Erros de digitação: um número invertido em contrato, nota ou CPF pode gerar retrabalho e prejuízo.
- Custos ocultos: checagens, revisões e retrabalho elevam o TCO (custo total de operação).
- Sem validade jurídica: arquivos apenas digitados não têm autenticidade e integridade formalmente reconhecidas.
- Baixa escalabilidade: quanto mais papel, mais horas e mais pessoas.
- Fragilidade em auditorias e disputas: material “apenas digitado” raramente sustenta o mesmo nível de prova que um documento digitalizado em conformidade.
Exemplo realista: registrar 1.000 contratos só por digitação consome dias de trabalho e multiplica a chance de erro em campos críticos (valores, datas, identificadores).
Digitalização: segurança, conformidade e eficiência
A digitalização de documentos usa scanners profissionais e OCR para transformar papéis em arquivos digitais pesquisáveis, com metadados, trilha de auditoria e padrões de preservação (como PDF/A). Em fluxos profissionais, aplicam-se assinatura digital e carimbo de tempo quando exigidos.
Vantagens claras:
- Produtividade: processamento em lotes, revisão de qualidade e busca instantânea por palavras.
- Confiabilidade: cadeia de custódia e metadados comprovam origem e integridade.
- Segurança: armazenamento em GED/ECM ou nuvem, com controle de acesso e criptografia.
- Conformidade: aderência à LGPD (Lei 13.709/2018) e boas práticas arquivísticas.
- Efeito jurídico: seguindo a Lei 12.682/2012, a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e o Decreto 10.278/2020, o documento digitalizado pode produzir os mesmos efeitos legais do original. A MP 2.200-2/2001 dá base às assinaturas digitais (ICP-Brasil) usadas em muitos fluxos de validação.
- Observação setorial: no Judiciário, diretrizes do CNJ oferecem referências úteis de gestão documental.
Custos ocultos da digitação (e por que ela sai mais cara)
Quem insiste na digitação tende a enfrentar:
- Retrabalho constante por erros de transcrição e versões divergentes.
- Tempo desperdiçado em tarefas repetitivas, desviando profissionais de atividades estratégicas.
- Risco jurídico: ausência de integridade e autenticidade pode inviabilizar o uso probatório do arquivo.
Já a digitalização profissional reduz tempos de busca, padroniza informações e habilita automação e integrações (ERP, GED/ECM), impactando diretamente o custo total.
Mitos e verdades sobre digitação e digitalização
“Digitar é mais barato do que digitalizar.” – Mito.
No curto prazo pode parecer mais barato, mas retrabalho, erros e fragilidade jurídica tornam a digitação mais cara no médio e longo prazo.
“Documentos digitados servem em auditorias.” – Mito.
Valor probatório exige integridade, autenticidade e rastreabilidade — atributos presentes na digitalização em conformidade.
“Digitalização substitui o papel de forma legal.” – Verdade.
Desde que siga Lei 12.682/2012, Lei 13.874/2019 e Decreto 10.278/2020; assinaturas digitais podem se apoiar na MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil) quando aplicável.
“Posso descartar todos os papéis após digitalizar.” – Mito.
Alguns documentos exigem guarda física ou possuem valor histórico. Nesses casos, a solução é a Guarda de Documentos.
Quem deve escolher a digitalização?
- Empresas com grandes volumes de contratos e dossiês;
- Escritórios de contabilidade que arquivam notas e comprovantes;
- Clínicas e hospitais com prontuários;
- Áreas jurídicas e administrativas que precisam de prova em juízo;
- Negócios que buscam redução de custos e aderência à LGPD.
Se sua empresa se encaixa em algum desses perfis, manter a digitação é perder produtividade e assumir riscos desnecessários.
Conclusão: qual é a melhor escolha?
A resposta é clara: a digitalização substitui a digitação em todos os aspectos — produtividade, segurança, possibilidade de validade jurídica e economia.
Continuar investindo em digitação é pagar mais caro pelo mesmo resultado (ou pior). Migrar para a digitalização é garantir conformidade, eficiência e proteção jurídica.
A Central Inf é especialista em digitalização com validade jurídica, gestão documental e guarda de documentos.
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