É fácil pensar que os arquivos impressos vão durar pra sempre se estiverem em uma pasta, guardados em uma gaveta. Mas a realidade não é bem essa. A deterioração de documentos é um problema real, e você provavelmente já enfrentou isso.
Talvez você tenha uma pilha de contratos antigos guardados ali no fundo do escritório. Ou quem sabe, seja daquelas empresas que ainda dependem de arquivos físicos no dia a dia. Seja como for, há mais em jogo do que parece.
Papéis amarelados, textos quase invisíveis, páginas rasgadas. Dá uma certa angústia, não é? Documentos físicos pedem cuidado, atenção e, acima de tudo, decisões estratégicas.
Além de tempo e espaço ocupado, a deterioração de documentos pode levar à perda de registros valiosos — e te colocar em situações nada legais.
O que acelera esse processo silencioso? Quais hábitos estão destruindo seus documentos sem você perceber? E o mais importante: como preservar seus arquivos hoje antes que seja tarde demais?
É exatamente isso que você vai descobrir a partir de agora. Vamos entender como proteger sua documentação de uma vez por todas?
Se você quer saber como evitar a deterioração de documentos, continue a leitura!
Deterioração de documentos: entenda as causas e os riscos para o seu acervo físico
Documentos físicos são extremamente vulneráveis quando não recebem o cuidado necessário. E isso não deve ser novidade pra ninguém. Eles envelhecem com o tempo, mas a ação conjunta de fatores ambientais, químicos e biológicos podem acelerar esse desgaste — e a maioria acontece debaixo do nosso nariz.
A umidade, por exemplo, é uma das maiores vilãs na conservação documental. Ambientes úmidos facilitam a proliferação de fungos e ácaros. Já as altas temperaturas tornam o material mais frágil.
Além disso, outros vilões entram em cena: luz direta, poeira, fumaça, poluição e produtos de limpeza. Eles são igualmente perigosos e podem levar à deterioração de documentos. E até o simples ato de arquivar em locais inapropriados pode provocar desgaste acelerado e perda irreparável da informação.
Agora pensa na confusão que isso pode causar. Já imaginou estar prestes a renovar um contrato antigo ou responder a uma auditoria e se dar conta de que o arquivo que você precisa se desfez ou sumiu?
Riscos legais surgem quando documentos importantes ficam ilegíveis. Empresas podem sofrer multas, sanções e até problemas judiciais pela ausência ou má conservação de registros obrigatórios.
Pois é. É por isso que não dá para tratá-los como qualquer papel. Eles operam como testemunhas da história da sua empresa, ou prova jurídica em uma disputa. Perder um documento é mais do que um contratempo: é uma dor de cabeça enorme.
Quais as principais causas da deterioração de documentos físicos mal preservados?
Quando documentos não recebem os devidos cuidados de preservação, acabam ficando vulneráveis a uma série de fatores que comprometem seu estado físico e podem resultar em perdas irreversíveis. Conheça algumas das principais causas de deterioração de documentos:
Temperatura e umidade
Entre os principais vilões da conservação documental estão justamente o calor excessivo e os ambientes úmidos. Temperaturas elevadas aceleram reações químicas que degradam as fibras do papel, tornando-o quebradiço com o passar dos anos.
Já a umidade facilita a proliferação de mofo e bolor, que não apenas mancham a superfície, mas também enfraquecem a estrutura do documento. Lugares abafados, com pouca ventilação e sem controle climático são verdadeiras ameaças para qualquer acervo físico e podem levar à deterioração de documentos.
Ou seja, temperaturas elevadas e níveis altos de umidade causam sérios danos aos documentos físicos.
Exposição à radiação luminosa
A luz — seja natural (sol) ou artificial (especialmente a fluorescente) — pode ser bastante prejudicial para documentos impressos. Isso ocorre porque os raios ultravioleta presentes nessas fontes de iluminação aceleram o desbotamento das tintas, provocam rachaduras e ressecam o papel.
Com o tempo, informações importantes podem se tornar ilegíveis. Por esse motivo, o ideal é armazenar os documentos em locais com iluminação indireta ou que utilizem filtros anti-UV.
Ação de microorganismos e pragas
Outro fator preocupante que pode levar à deterioração de documentos são os chamados agentes biológicos. Cupins, traças e outros insetos podem se alimentar da celulose presente no papel, provocando furos, destruição parcial ou total e comprometendo a integridade física dos documentos.
Além disso, ambientes mal higienizados e úmidos favorecem a proliferação de fungos e bactérias, que se espalham silenciosamente. Até mesmo roedores, como ratos, podem causar grandes danos ao utilizar o papel como material para ninhos ou roê-lo em busca de alimento ou abrigo.
Poeira acumulada e poluição
A presença contínua de poeira sobre os documentos também é um problema mais sério do que se imagina. Com o tempo, as partículas acumuladas aderem à superfície do papel, podendo causar manchas permanentes.
Além disso, a poeira transporta microorganismos e acelera a abrasão do papel durante o manuseio, o que pode causar a deterioração de documentos. Em áreas urbanas e industriais, a poluição atmosférica também contribui para esse processo, especialmente por meio de compostos sulfurosos e ácidos presentes no ar.
Desastres naturais e ocorrências imprevisíveis
Certos eventos extremos, como enchentes, incêndios ou desabamentos, representam ameaças graves à integridade de arquivos físicos.
Apesar de muitas vezes serem imprevisíveis, é possível adotar estratégias de prevenção para evitar a deterioração de documentos. — como manter backups digitais, usar armazenamento elevado e investir em sistemas de combate a incêndios.
A perda de documentos em desastres desse tipo geralmente é definitiva, por isso a prevenção é fundamental.
Más práticas de armazenamento que aceleram a deterioração de documentos
Arquivos armazenados em porões, sótãos ou salas mal ventiladas tendem a sofrer impacto direto da umidade. Isso cria um ambiente propício ao crescimento fúngico e à oxidação dos documentos.
O uso de materiais inadequados, como caixas de papelão comuns e clipes metálicos, contribui para a lenta degradação. Esses objetos reagem com o papel, provocando enfraquecimento da estrutura e manchas permanentes.
Empilhar documentos sem classificação dificulta o acesso e favorece amassados, rasgos e contaminações cruzadas. Além disso, a ausência de controle de acesso aumenta o risco de extravio e vandalismo.
Ambientes sem dedetização e limpeza rotineira também atraem pragas urbanas que podem causar a deterioração de documentos. Roedores, por exemplo, mastigam documentos e espalham organismos patogênicos.
Impactos legais e financeiros da má conservação de documentos
A perda de documentos pode gerar consequências sérias. Empresas privadas e instituições públicas estão sujeitas a fiscalizações e processos judiciais que exigem comprovações documentais.
Sem acesso rápido e legível aos arquivos corretos, as auditorias são comprometidas. Isso pode resultar em multas, bloqueios de operação e até cassação de licenças.
Financeiramente, recuperar a informação perdida pode ser caro ou impossível. A contratação de consultorias forenses, reimpressão de documentos ou retrabalho administrativo gera prejuízos significativos.
Empresas que lidam com dados regulados por normas como LGPD ou ISO 27001 também sofrem riscos de não conformidade, o que pode afetar sua reputação e credibilidade.
Ainda tem a questão reputacional. Como confiar em uma empresa que não cuida nem da própria documentação?
Boas práticas de preservação e conservação documental
A boa notícia é que dá, sim, pra evitar a deterioração de documentos com medidas bem simples — e outras mais estratégicas.
Comece controlando o básico: temperatura e umidade. Deixe o ambiente sob controle, nada de calor ou lugar abafado. Organize os arquivos em caixas neutras (aquelas sem ácido) e guarde tudo longe de janelas ou fontes de luz artificial intensa. Separadores ajudam bastante, assim como pastas adequadas.
Use etiquetas resistentes, mas que não agridem o papel. E, claro, nada de clipes de metal ou plásticos ruins.
É essencial realizar inspeções periódicas para evitar infestação ou sinais de degradação. A capacitação de colaboradores para lidar com o acervo corretamente também faz parte da estratégia de preservação.
E, claro, sempre que possível, é preferível consultar a versão digitalizada do documento, e não mexer no original.
Digitalização: um aliado poderoso contra a deterioração de documentos
Digitalizar é garantir longevidade e disponibilidade. Arquivos digitalizados podem ser indexados, organizados por nível de acesso e integrados ao fluxo documental da empresa.
Não há necessidade de manuseio eventual das cópias físicas. Isso reduz o desgaste e aumenta a vida útil do documento físico original.
Um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) permite acesso remoto, controle de versionamento, backup automático e compartilhamento seguro.
Além disso, quando feita profissionalmente, a digitalização de documentos pode seguir padrões legais, que conferem validade jurídica aos documentos digitalizados, dispensando a guarda do físico — quando permitido.
Diferença entre digitalização e microfilmagem: quando usar cada solução
A digitalização transforma o conteúdo físico em um arquivo eletrônico acessível via computadores ou sistemas integrados. É ideal para consulta recorrente, mobilidade e integração com sistemas internos.
Já a microfilmagem eletrônica é uma tecnologia de preservação a longo prazo, em que a imagem dos documentos é convertida para um microfilme, altamente resistente à ação do tempo.
Ambas são complementares. A digitalização prioriza disponibilidade e produtividade; a microfilmagem protege contra obsolescência tecnológica e fake digital.
Empresas que adotam os dois recursos garantem preservação estrutural e agilidade no acesso, alinhando passado, presente e futuro documentalmente.
Armazenamento seguro: como terceirizar com eficiência e garantir a preservação documental
A terceirização é hoje uma das melhores formas de garantir a preservação de papéis, evitando a deterioração de documentos Dessa forma, não haverá improvisos, falhas de infraestrutura e desperdício de recursos.
Empresas como a Central Inf oferecem estruturas que incluem controle de temperatura, segurança física reforçada, rastreabilidade, digitalização sob demanda e recuperação orientada por software.
Além disso, instalações certificadas, com acesso controlado e conformidade com a legislação, garantem que todo o processo esteja dentro dos padrões exigidos pela lei.
Terceirizar é mais seguro, mais barato a longo prazo e mais eficiente em termos de gestão e foco de recursos humanos da empresa.
Conheça a CentralInf e proteja seus documentos com quem é referência em gestão documental
Desde 1989, a CentralInf ajuda empresas a lidarem com seus documentos com segurança, tecnologia e eficiência.
Somos especialistas em guarda física, digitalização e automação de processos. Trabalhamos com soluções completas de BPO documental e suporte ao seu dia a dia — seja na formalização ou no onboarding de clientes.
Se a sua empresa busca evitar os riscos da deterioração de documentos e quer garantir a preservação do seu acervo com excelência, a CentralInf é a parceira ideal. Fale agora com um de nossos consultores e descubra como podemos cuidar dos seus documentos por você.
